Подарки, призы или материальная помощь – все эти поощрения работник может получить от своей организации. О том, как оформить такие безвозмездные выплаты в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.0), читайте в статье экспертов «1С».
Содержание
Подарки и призы сотрудникам
Никаких ограничений по суммам подарков и призов законодательство не содержит. Нет в нем и требований к форме поощрения. Это значит, что подарок можно сделать, как в денежной, так и в натуральной форме. Если в организации практикуется регулярная выдача подарков, то такую традицию надо закрепить в локальном нормативном акте, например, в коллективном договоре, положении о поощрении или в правилах внутреннего трудового распорядка. И при наступлении праздника издавать приказ. Если же подарок носит разовый характер, можно просто оформить соответствующий приказ о поощрении.
Чтобы оформить приказ на поощрение в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.0 нужно в меню Зарплата в разделе см. также выбрать пункт Призы, подарки (рис.1). Обеспечить доступность этого документа нужно при Начальной настройке программы, указав флажком, что на предприятии Сотрудникам выдаются призы и подарки.
Рис.1. Документ «Приз, подарок»
В этом документе переключатель Подарок/Приз, выигрыш в конкурсе предназначен для указания кода дохода. Так, если переключатель установлен в положении Подарок, то автоматически устанавливается код дохода 2720 и код вычета 501. Вычет в соответствии с пунктом 28 статьи 217 НК РФ составляет 4000 рублей. НДФЛ применяется к сумме превышающей вычет. Ставка НДФЛ зависит от налогового статуса сотрудника – 13% для резидента и 30% для нерезидента.
Установка переключателя в положение Приз, выигрыш в конкурсе соответствует доходу с кодом 2740 и коду вычета 505. Вычет при этом так же составляет 4000 рублей, а ставка НДФЛ тоже зависит от налогового статуса сотрудника– 35% для резидента и 30% для нерезидента.
Налоговая служба в письме от 22.08.2014 № СА-4-7/16692 разъяснила разницу в сроках начисления и удержания НДФЛ при выдаче подарков, призов в денежной и в натуральной формах. В соответствии с этим письмом, если сотруднику были подарены деньги, то НДФЛ нужно перечислить в бюджет непосредственно в день выдачи подарка. С дохода в натуральном виде налог удерживается в день ближайшей выплаты денег. В случае, когда сотруднику, получившему подарок в натуральном виде, до конца года начислений не было, то в справке 2-НДФЛ нужно отразить отсутствие возможности удержать налог.
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.0 предполагается, что подарок/приз передается в натуральном виде, даже если это деньги. Ведь согласно статье 572 ГК РФ подарок это вещь, а в соответствии со статьей 128 ГК РФ деньги являются вещью.
Установленный флаг Подарок (приз) предусмотрен коллективным договором организации означает, что этот доход входит в базу для исчисления страховых взносов. Необходимость исчислять страховые взносы зависит от того, является или нет получатель подарка сотрудником предприятия на момент дарения. Взносы нужно начислить только на подарки, выданные сотрудникам.
Кстати, если с сотрудником оформить письменный договор дарения, то страховые взносы можно не начислять. С этим соглашается и Минздравсоцразвития в письме от 27.02.2010 № 406-19. Конечно, это не будет распространяться на подарки, поименованные в колдоговоре или положении о поощрении.
Из документа Приз,подарок можно распечатать приказ о поощрении сотрудника по форме Т-11.
Материальная помощь
Выплата материальной помощи не регулируется трудовым законодательством, размер материальной помощи работодатель устанавливает сам. Налоговый кодекс РФ предусматривает льготные условия налогообложения материальной помощи.
Чтобы оформить материальную помощь в программе «1С: Зарплата и управление персоналом 8» редакция 3.0 нужно при Начальной настройке программы (рис.2) установить соответствующие флаги.
Рис.2 Начальная настройка программы
Материальная помощь к отпуску выделена в отдельный вид начисления, потому что в программе она начисляется непосредственно при расчете отпуска. Для этого в документе Отпуск установите флаг Предоставить материальную помощь. Материальная помощь к отпуску исчисляется кратно окладу в соответствии с начальной настройкой. Сумму материальной помощи можно увидеть на закладке Начисления документа Отпуск.
Для регистрации других видов материальной помощи предусмотрен документ Материальная помощь в меню Зарплата (рис.3).
Рис.3 Документ материальная помощь
В этом документе нужно выбрать соответствующий вид материальной помощи:
- необлагаемая налогами (не является доходом);
- частично облагаемая (код дохода 2760);
- при рождении ребенка, облагаемая частично (код дохода 2762).
В зависимости от выбранного вида начисления автоматически подставляется соответствующий код вычета.
Оформить выплату материальной помощи можно непосредственно из этого документа. Для этого в поле Выплата нужно указать в межрасчетный период. Указанная дата выплаты будет датой перечисления НДФЛ в бюджет.
Если же указать, что выплату следует произвести с авансом или с зарплатой, то именно в этот момент будет выдана сумма и учтен удержанный к перечислению в бюджет НДФЛ.
