Сложные случаи учета отпусков, командировок и больничных в «1С:Предприятии 8»

Типичные сложные ситуации учета отпусков, командировок и больничных

В организациях часто возникают ситуации, когда сотрудник отсутствует на рабочем месте. Изначально причина отсутствия была определена и деньги начислены, но потом у отсутствующего сотрудника или поменялась причина неявки или изменились сроки. Эти изменения вызывают необходимость проведения перерасчетов.

Случай 1. Период командировки включает выходной день

Практически в каждой организации бывают случаи, когда командировка начинается в середине одной недели и заканчивается на следующей неделе или через неделю, т. е. выходные дни (суббота и воскресенье) попадают в период нахождения работника в командировке.

В такой ситуации возможны следующие варианты:

• сотрудник в выходной день действительно отдыхал;
• ситуация сложилась так, что возникла неотложная потребность выхода на работу в выходной день;
• необходимость работы в выходной известна заранее.

Случай 2. Невыход на работу по неизвестной причине

Еще одна типичная ситуация - по неизвестной причине сотрудник не вышел на работу. Далее мы рассмотрим  пример, когда он не появился на основном рабочем месте после командировки.

Если не обратить на это внимание и начислить зарплату, то потом, когда ситуация прояснится и сотрудник принесет больничный лист, произойдет сторнирование излишне начисленной зарплаты. В такой ситуации в следующем месяце может быть начислена отрицательная сумма. С точки зрения начисления зарплаты - все верно. Но порядок формирования отчетности не допускает отрицательной расчетной базы. Во избежание ее возникновения надо стараться своевременно отрабатывать все отклонения от графика работы и минимизировать перерасчеты в следующих периодах. Особенно, если речь идет о стыке кварталов. 

Рекомендуем не появившемуся в нужный день на своем рабочем месте сотруднику зафиксировать неявку по невыясненной причине.

Даже если есть информация о том, что сотрудник болеет, а у расчетчика нет уверенности, что лист нетрудоспособности будет сдан в бухгалтерию до конца месяца. Поэтому, чтобы не произошло начисление излишней зарплаты, укажем пока «неявки». Если больничный будет представлен в этом же месяце - просто удалим созданный документ Неявки, а если сотрудник принесет его в следующем месяце - документ Неявки будет учтен автоматически.

Случай 3. Сотрудник заболел в командировке

При направлении сотрудника организации в командировку ему была начислена оплата по среднему (в связи с командировкой).

Но обстоятельства сложились таким образом, что в этот период работник заболел, и командировка была отработана им не полностью. В этом случае нам необходимо будет рассчитать больничный и пересчитать командировочные.

Случай 4. Отзыв из отпуска по производственной необходимости

Согласно графику отпусков сотрудник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск, который переходит на следующий месяц. Ему начислены и выплачены отпускные. Но в следующем периоде руководство издает распоряжение об отзыве работника из отпуска в связи с производственной необходимостью.

Таким образом, дата окончания отпуска сотрудника переносится.

Случай 5. Сотрудник заболел во время отпуска

Никто не хотел бы, чтобы такая ситуация возникла, но жизнь вносит свои коррективы. Сотрудник  ушел в ежегодный оплачиваемый отпуск, ему начислены и выплачены отпускные.

Находясь в отпуске, он заболел. Сотрудник принес лист нетрудоспособности и ему продлили отпуск.

Далее мы подробно остановимся на ситуациях, когда учет отпусков регистрируется кадровыми и расчетными документами.

Порядок оформления сложных ситуаций по учету отпусков, командировок и больничных в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8"

Рассмотрим перечисленные ситуации на сквозных примерах с их последовательным отражением в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Пример 1 (случай 1)

Прежде всего сверимся с производственным календарем: 21 января - суббота, 22 января - воскресенье, 16 рабочих дней в январе всего по норме. Из них 5 дней Андреев будет точно в командировке и на рабочем месте - 11 дней.

Оформляем в кадровом учете документ Приказ на командировку.

Формируем расчетный документ Оплата по среднему заработку и рассчитываем его. По среднему оплачено 5 дней. Начисляем зарплату в организации.

В соответствии с календарем за работу на основном рабочем месте по окладу будет оплачено 11 дней (рис. 1).

Рис. 1

В ходе работ в командировке выяснилось, что сотруднику Андрееву непременно придется работать и в субботу и в воскресенье, иначе будет сорван весь план командировки.

Напомним, что согласно статье 113 ТК РФ работа в выходные и нерабочие праздничные дни запрещается, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. К таким случаям относятся работы, заранее непредвиденные, от срочного выполнения которых зависит в дальнейшем нормальная работа организации в целом или ее отдельных структурных подразделений. В соответствии со статьей 153 ТК РФ работа в выходной день оплачивается не менее чем в двойном размере.

В нашем примере это как раз срочные непредвиденные работы в выходные - 21 и 22 января. Чтобы их оплатить вносим документ Оплата праздничных и выходных дней организаций. Для каждого дня указываем двойную оплату (т. е. Оплату праздничных и выходных дней и Доплату за работу в праздничные и выходные дни).

В табеле видим, что количество дней командировки остается прежним - 5, а два выходных, оплаченных в двойном размере, добавляются к отработанному времени, и мы видим, что отработано стало 13 дней - 11 дней по окладу и 2 дня в двойном размере (рис. 2).

Рис. 2

Но предположим, что заранее было известно, что для эффективного использования рабочего времени в командировке, для обеспечения непрерывного процесса запланированных работ нужно будет выйти на работу и в субботу 21 января, и в воскресенье 22 января. Тогда перед направлением в командировку следует уведомить работника об изменении его графика работы на январь.

Назначим субботу и воскресенье для Андреева рабочими днями, а выходные предоставим по возвращении из командировки - 30, 31января.

В программе заполним документ Ввод индивидуальных графиков работы организации (рис. 3).

Рис. 3

А раз суббота и воскресенье (21, 22 января) для Андреева обычные рабочие дни по его индивидуальному графику, то при расчете командировки за период с 19 по 25 января оплачено по среднему будет 7 дней. А оплата по окладу рассчитается за 9 дней - ведь понедельник 30 и вторник 31 января у Андреева законные (по его графику) выходные. Табель будет иметь следующий вид - см. рис. 4.

Рис. 4

Продолжение примера 1 (случай 2) 

Сотрудник Андреев находился в командировке с 19 по 25 января, и ожидалось, что 26 января он появится на своем рабочем месте. Этого не случилось.

В отделе кадров рекомендуется это зафиксировать кадровым документом Неявки и болезни организаций.

С 26.01.2012 Андреев отсутствует по невыясненной причине. Впоследствии оказывается, он болеет. И если документ, подтверждающий его болезнь, будет представлен в течение расчетного периода, то заменим содержимое поля Состояние на Болеет. И, возможно, укажем дату выхода на работу в следующей строке. Но в примере подошел к концу месяц, надо рассчитывать зарплату, а документа, оправдывающего неявку Андреева, у расчетчика нет. Поэтому на основании этого кадрового документа вносим расчетный документ Невыходы в организации. Дату окончания невыходов установим последним днем месяца, чтобы за эти дни не насчитался оклад.

Напомним, что при занесении больничного листа в следующем месяце, программа-то отработает правильно. Суммы, начисленные в текущем месяце, автоматически уменьшатся на излишне насчитанные суммы за дни пребывания на больничном. С точки зрения расчета все будет правильно. Но мы можем при этом получить отрицательную расчетную базу, которую не пропускают программы проверки 2-НДФЛ и персонифицированного отчета. Поэтому для нас важно не допускать начисления лишних сумм своевременно. При начислении зарплаты оклад считается только за период до командировки и табель имеет вид, представленный на рисунке 5.

Рис. 5

Продолжение примера 1 (случай 3) 

В следующем месяце, в феврале, наш сотрудник выходит на работу и приносит документ - листок нетрудоспособности. И дата начала болезни - 23 января. Напомним, что командировка у сотрудника до 25 января была. Оказывается, он ее не отработал - заболел. Заносим документ Начисление по больничному листу.

Результат расчета больничного будет зависеть от настройки вытеснений в видах расчетов Отсутствие по невыясненной причине и Оплата по среднему заработку. Вид расчета Оплата больничных листов и Оплата больничных листов за счет работодателя указаны в числе вытесняющих начислений (закладка Прочие в основном начислении Оплата по среднему заработку).

При расчете больничного листа происходит сторнирование начисленного ранее за дни болезни.

В нашем примере образования «красных» сумм в расчетной базе избежать не удалось. Ведь если бы сотрудник предупредил до окончания расчетного месяца, что не отработал запланированную командировку, документ неявок был бы внесен не с 26, а с 23 января. Командировку пересчитали бы сразу в январе. Отрицательная расчетная база не создалась бы. В связи с этим нужно вести разъяснительную работу среди сотрудников о том, что они обязаны уведомлять об изменении причин отсутствия на рабочем месте своевременно. А работники отдела кадров должны отрабатывать такие ситуации в программе незамедлительно. Тогда расчетчики, начисляя зарплату, в большинстве случаев сумеют избежать образования отрицательной расчетной базы.

Пример 2 (случай 4)

Для регистрации в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» этого случая в кадровом учете из документа Отпуска организаций, проведенного в январе, создаем новый, исправительный (нажав на кнопку Исправить в левом нижнем углу окна). В новом документе указываем новую дату окончания отпуска - 05.02.2012.

Проведение этого документа обязательно, только если в настройках параметров учета установлено, что учет остатков отпусков ведется кадровыми документами (Настройка параметров учета - закладка Кадровый учет).

Далее нужно создать аналогично исправительный расчетный документ. Надеемся, что отрицательной расчетной базы в феврале не возникнет, ведь сторнированные начисленные отпускные могут компенсироваться начисленным окладом. По крайней мере, следует проследить в такой ситуации за расчетной базой.

Пример 3 (случай 5)

В этом случае отпуск следует продлить. В Правилах об очередных и дополнительных отпусках (далее - Правила), утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169, говорится о случаях переноса и продления отпуска. Так, в пункте 17 Правил закреплено, что в некоторых случаях (например, случай временной нетрудоспособности работника, удостоверенной больничным листком) очередной или дополнительный отпуск должен быть перенесен на другой срок или продлен. А в пункте 18 Правил уточняется, что если во время пребывания работника в отпуске наступили причины, мешающие ему быть в отпуске, то срок его возвращения автоматически удлиняется на соответствующее количество дней, причем «работник обязан немедленно уведомить об этом нанимателя. ...При удлинении отпуска вследствие временной нетрудоспособности добавочные дни нанимателем не оплачиваются».

Речь идет о расчете среднего заработка. Если отпуск перенести, то изменится дата начала отпуска, относительно которой рассчитывается средний заработок. Нужно сторнировать сумму отпуска, начисленную за дни болезни и рассчитать новый отпуск. При этом есть вероятность, что сумма вновь рассчитанного отпуска будет меньше первичной, и мы получим отрицательную расчетную базу. При удлинении отпуска не меняется дата начала отпуска - значит, не меняется и средний заработок. Поэтому сумма, сторнированная за время больничного, будет в точности равна начисленной вновь. И сумма по отпуску не изменится, что и имелось в виду в словах: «При удлинении отпуска вследствие временной нетрудоспособности добавочные дни нанимателем не оплачиваются».

В статье 124 ТК РФ говорится, что решение вопроса о продлении или переносе отпуска на другой срок определяется работодателем с учетом пожеланий работника.

Кроме того, в письме ФСС РФ от 05.06.2007 № 02-13/07-4830 указывается, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен.

При обработке в программе продления отпуска из-за болезни обратите внимание на настройку параметров учета остатков отпусков: Настройка параметров учета - закладка Кадровый учет - флажок Кадровыми приказами или Расчетными документами. В случае если установлен учет Кадровыми приказами, то занесение больничного листа, исправление расчетного документа Начисление отпуска сотрудникам организаций не влияют на учет дней, а потребность проведения исправительного кадрового приказа на продление отпуска регламентируется внутренним регламентом документооборота. Издавать такой приказ нет необходимости, поскольку по закону продлевается отпуск автоматически. Количество дней отпуска не меняется, и при заполнении формы Т-2 отображать этот перенос не требуется. Ведь тогда реальное количество дней от даты начала до даты окончания отпуска не соответствует количеству дней отпуска и может вызвать неоднозначное прочтение формы Т-2 в дальнейшем. Исправительные расчетные документы проводить необходимо, независимо от установленного варианта учета остатка дней отпуска, ведь они влияют на расчет всего периода. 

Если же принято решение не о продлении, а о переносе отпуска, то ясно, что это новый период, на это требуется и кадровый приказ и фиксирование в карточке Т-2.

Занесенный документ Начисление по больничному листу автоматически сторнирует дни отпуска и начисленные за эти дни суммы, при условии настроенных вытеснений. Доначисление отпуска при его продлении можно выполнить двумя способами. Можно завести исправительный документ Начисление отпуска сотрудникам организаций, изменив в нем дату окончания.

А можно внести новый расчетный документ, указав в нем новый продляемый период, но сохранив при этом прежним значение реквизита Дата начала отпуска.

*    *    *

Для того чтобы случаи пересечения дат различных документов всякий раз не вызывали затруднений, в организации следует продумать и закрепить формально регламент документооборота, четко разделив в нем обязанности кадровиков и расчетчиков по обработке документов.