Выемка документов по решению ИФНС: что нужно знать налогоплательщику

Когда налоговики могут изъять документы организации

Выемка – это временное изъятие оригиналов документов для целей проведения контрольных мероприятий за полнотой и правильностью расчета и уплаты налогов и страховых взносов. Правила осуществления выемки документов регламентированы в соответствии со ст.94 НК РФ, а право на выемку документов налоговым органам предоставлено на основании ст.31 НК РФ. Выемка документов производится по решению должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку (п.1 ст.94 НК РФ).

Соответственно, отсюда можно сделать вывод, что производить выемку документов налоговые инспекции вправе только в рамках выездных проверок. Без проведения проверки изъятие документов будет считаться незаконным. Причем проведение выемки документов возможно только у лица, в отношении которого в установленном законом порядке проводится налоговая проверка. Данное обстоятельство подтвердил Верховный Суд РФ в определении от 18.01.2022 №306-ЭС21-26327. Если в отношении компании не выносилось решение о проведении проверки, то она может оспорить выемку документов.

В свою очередь, назначение и проведение проверки само по себе не является основанием для выемки документов. Выемка – это всегда крайняя мера, к которой налоговые органы должны прибегать только в исключительных случаях. Выемку нельзя проводить, если налогоплательщик добровольно предоставляет проверяющим копии истребуемых документов и предоставляет им возможность знакомиться и копировать оригиналы документов. Если же налогоплательщик уклоняется от предоставления документов, налоговики вправе провести их выемку.

Также выемка производится, если у налоговой инспекции есть основания полагать, что документы будут уничтожены, сокрыты, изменены или подменены. В последнем случае в решении о выемке ИФНС должна обосновать свои подозрения в том, что налогоплательщик планирует уничтожить или иным образом скрыть оригиналы документов. 

Обосновать такие подозрения инспекция может, например, тем, что налогоплательщик получает необоснованную налоговую выгоду и совершает иные противоправные действия, направленные на уклонение от уплаты налогов (постановлении Арбитражного суда Уральского округа от 11.06.2019 №А34-6365/2018). Если же налогоплательщик не предоставляет документы по запросу ИФНС или нарушает сроки их представления, то в постановлении о выемке может и вовсе отсутствовать мотивация подозрений в сокрытии или уничтожении документов (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 20.12.2022 №А75-9786/2022).

При этом налоговые органы нередко изымают документы даже в ходе камеральных проверок, ссылаясь на то, что в пп.3 п.1 ст.31 НК РФ не уточняется, в рамках каких именно проверок могут изыматься документы. Данная позиция противоречит нормам налогового законодательства и может быть оспорена в судебном порядке.

В определении от 10.03.2016 №571-О Конституционный Суд РФ пояснил, что выездные проверки позволяют выявлять те нарушения, которые не были установлены при камеральных проверках, поскольку при выездной проверке налоговые органы обладают гораздо более широкими полномочиями, в том числе и правом на выемку документов. Таким образом, КС РФ косвенно признал, что выемка допустима только при выездной проверке. 

Правила выемки документов налоговыми органами

Налоговые инспекции не обязаны заранее предупреждать налогоплательщиков о готовящейся выемке документов. При этом выемка всегда должна проводиться на основании постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку. Постановление составляют по форме, утв. приказом ФНС от 07.11.2018 №ММВ-7-2/628@. Данное постановление подлежит утверждению руководителем налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки. Если выемка осуществляется без соответствующего постановления, либо на основании произвольно составленного решения инспектора, проводящего проверку, то ее нельзя считать законной.

До начала выемки инспектор обязан предъявить налогоплательщику постановление о производстве выемки и разъяснить присутствующим лицам их права и обязанности (п.3 ст.94 НК РФ). В постановлении должно быть указано, какие документы и предметы подлежат изъятию, но инспекция не обязана указывать реквизиты каждого изымаемого документа.

В частности, Арбитражный суд Поволжского округа в постановлении от 25.03.2025 №А55-34891/2023 признал, что налоговые органы в постановлении о выемке не обязаны перечислять документы, подлежащие изъятию. Суд пояснил, что отсутствие конкретных реквизитов изымаемых документов обусловлено объективным отсутствием у налогового органа возможности заранее определить конкретные документы, относящиеся к предмету проверки.

Перед выемкой инспектор предлагает налогоплательщику добровольно выдать все необходимые документы. Если налогоплательщик откажет в выдаче, то выемку произведут в принудительном порядке. В таких случаях проверяющие могут вскрыть помещения и иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы (п.4 ст.94 НК РФ).

Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. Понятые должны быть беспристрастны, они не могут быть ни сотрудниками налогового органа, ни работниками проверяемого налогоплательщика. В противном случае результаты выемки можно оспорить.

Изъятые документы и предметы предъявляются понятым и должны быть перечислены и описаны в протоколе выемки. В протоколе необходимо указать точное наименование, количество и индивидуальные признаки изымаемых документов предметов, а по возможности – и стоимость предметов (п.7 ст.94 НК РФ). Проверяемый налогоплательщик должен проследить за содержанием протокола выемки на предмет наличия в нем всей соответствующей информации. Сделать это нужно для последующего возврата изъятых документов и предметов в полном объеме.

Также инспекторы обязаны соблюдать и время осуществления выемки документов. Проводить ее разрешается исключительно в дневное время, а в ночное время выемка незаконна. При этом под ночным временем понимают промежуток времени с 22 до 6 часов по местному времени (письмо ФНС от 17.07.2013 №АС-4-2/12837). 

Что могут изъять налоговики у налогоплательщика

Перечень документов, которые могут изъять налоговые органы в ходе выездной проверки, законодательством не ограничен. Поэтому теоретически налоговики вправе изымать любые документы, которые сочтут необходимыми для целей проводимой проверки. Не подлежат изъятию только документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки (п.5 ст.94 НК РФ).

Изъять могут не только бумажные документы, но и материальные носители электронных документов – оптические и жесткие диски, флешки, ноутбуки, системные блоки и даже серверы, на которых хранится документация. Также проверяющие в рамках выемки вправе копировать данные электронных почтовых ящиков сотрудников проверяемых налогоплательщиков, если копируемая информация непосредственно относится к деятельности проверяемого налогоплательщика и его контрагентов (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 25.03.2025 №А55-34891/2023).

Причем изъять документы и офисную технику могут как у самих налогоплательщиков, так и у третьих лиц, у которых хранятся данные документы и носители. Например, Арбитражный суд Поволжского округа в постановлении от 04.12.2024 №А55-30340/2023 признал законной выемку документов у аутсорсинговой компании, оказывающей бухгалтерские услуги налогоплательщику. Суд разъяснил, что НК РФ не содержит норм, предписывающих производство выемки документов исключительно по месту регистрации налогоплательщика. Поэтому выемку документов проверяющие могут провести также и по месту нахождения документов, которые относятся к предмету налоговой проверки. НК РФ не запрещает изымать документы у организаций, которые не относятся к проверяемым налогоплательщикам, но оказывают таким налогоплательщикам услуги по ведению налогового и бухгалтерского учета.

Поскольку полномочия инспекций на изъятие документов и предметов достаточно широки и формально мало ограничены действующими правилами, после начала проверки налогоплательщик должен позаботиться о разграничении находящегося в его помещениях имущества и документов. Личные документы и компьютеры сотрудников на время проверки вообще лучше вывезти из офисов или как минимум подписать их соответствующим образом. В противном случае инспекция в ходе выемки может изъять даже личные вещи работников налогоплательщика. Причем оспорить такие действия в судебном порядке не удастся. Так, Арбитражный суд Московского округа в постановлении от 21.10.2024 №А40-282720/2023 подтвердил законность изъятия личных компьютеров работников проверяемого налогоплательщика.

Суд разъяснил, что имущество налогоплательщика и личное имущество его работников должно быть обособлено друг от друга. Личные вещи работников должны храниться в отдельном месте, и проверяемый налогоплательщик должен предупредить проверяющих о том, что в помещении находится имущество работников, не подлежащее изъятию.

Поверяющие не могут знать, кому именно принадлежит то или иное имущество, находящееся в проверяемом помещении. Если изымаемое имущество находится в принадлежащем налогоплательщику помещении, проверяющие вправе резонно полагать, что спорное имущество принадлежит именно налогоплательщику, а не его работникам. Поэтому изъятие личных компьютеров работников не свидетельствует о незаконности выемки.

В какой срок налоговики должны вернуть изъятые документы

Действующие нормы НК РФ устанавливают только сроки передачи налогоплательщикам заверенных копий изъятых у них подлинников документов. По общему правилу копии изымаемых документов изготавливаются, заверяются и вручаются налогоплательщику сразу же в процессе выемки. Но если изготовить и передать копии одновременно с изъятием документов невозможно (например, если в офисе проверяемой компании отсутствует копировальная техника), то они должны быть переданы налогоплательщику в течение 5 дней после изъятия (абз.2 п.8 ст.94 НК РФ).

Что касается сроков возврата подлинников документов, то они законодательством не регламентированы. Налоговая инспекция, изъявшая документы, может их вернуть в течение недели, а может и затягивать возврат на долгие месяцы. И в том, и в другом случае формально никаких нарушений не происходит, поскольку налоговые органы не связаны предельными сроками возврата подлинников.

Ранее в Госдуму был внесен законопроект, который предлагал ограничить указанные сроки периодом в 30 календарных дней со дня завершения налоговой проверки. Однако данный законопроект не был принят. 

Но налоговики не могут затягивать возврат документов сколь угодно долго. Так, в письме от 21.12.2004 №03-02-07/90 Минфин сообщил, что налоговые органы при выемке документов и рассмотрении материалов дела связаны установленными НК РФ сроками проведения таких проверок. Следовательно, подлинники документов должны возвращать сразу же по завершении той проверки, в ходе которой они были изъяты.

Напомним, в общем случае срок проведения выездной проверки составляет 2 месяца, но он может быть продлен до 4 месяцев (п. 6 ст. 89 НК РФ). Соответственно, документы, изъятые в ходе выездной проверки, должны быть возвращены не позднее, чем через 4 месяца. Нарушение указанного срока дает право обжаловать действия проверяющих в вышестоящем налоговом органе и в судебном порядке.

В материале использованы фото: ChadaYui / Shutterstock / Fotodom.