Когда наша организация должна будет перейти на электронный кадровый документооборот?
Пока сроков перехода на кадровый ЭДО законодательством не установлено. Равно как не установлено и обязанности работодателей переходить на применение ЭДО в области трудовых правоотношений. Сейчас в стране проводится эксперимент по ведению работодателями кадровых документов в электронной форме без бумажного носителя (Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ).
Работодатели участвуют в этом эксперименте на добровольных началах, они же сами и определяют перечень документов, в отношении которых будет применяться электронная форма, а также выбирают структурные подразделения, в которых проводится эксперимент. Переходить на кадровый ЭДО работодателей пока никто не обязывает.
До какого момента продлится эксперимент по переходу на кадровый ЭДО, и когда такой переход станет общеобязательным?
Первоначально эксперимент по переходу отдельных работодателей на кадровый ЭДО должен был завершиться уже 31 марта 2021 года. Однако позднее эксперимент был продлен еще на несколько месяцев – до 15 ноября 2021 года (Федеральный закон от 24.03.2021 № 53-ФЗ). За этот период власти внесут в ТК РФ необходимые изменения для подготовки работодателей к полномасштабному переходу на электронный кадровый документооборот.
Сейчас Госдума рассматривает законопроект № 1162885-7 о кадровом ЭДО (уже принят в первом чтении), который вступит в силу 16 ноября 2021 года. Однако и этот закон не предусматривает обязательного перехода работодателей на кадровый ЭДО. Работодатели по-прежнему будут самостоятельно решать, переходить ли им на ЭКДО в сфере трудовых отношений и какие документы кадрового учета переводить в электронный формат.
Будут ли признаваться действительными электронные документы кадрового учета, созданные в рамках проведения эксперимента, после его завершения?
Да, все электронные документы, созданные в соответствии с Федеральным законом от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой», признаются равнозначными соответствующим документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.
Планируем перейти на кадровый ЭДО. Что для этого нужно сделать?
Для начала следует утвердить перечень видов документов, связанных с работой, которые планируется перевести в электронный формат, а также определить структурные подразделения организации, переходящие на кадровый ЭДО. Далее, не позднее чем за один месяц до перехода на ЭКДО, следует уведомить каждого работника в письменной форме о таком переходе, а также о праве работника отказаться от перехода на кадровый ЭДО. Получив от работников письменное согласие на переход, необходимо сформировать и утвердить список работников, участвующих в кадровом ЭДО.
Далее потребуется внести изменения в коллективный договор, локальные нормативные акты, регламентирующие порядок кадрового документооборота в организации, и принять новые локальные акты об использовании электронной подписи работодателем и работниками.
Также нужно принять акт, устанавливающий порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой и содержащих персональные данные работников. Наконец, необходимо знакомить работников под подпись со всеми локальными актами, связанными с переходом на кадровый ЭДО (ч. 2 ст. 5 Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ).
Обязан ли работодатель, перешедший на кадровый ЭДО, непременно использовать информационную систему «Работа в России»?
Нет, не обязан. Кадровый ЭДО может осуществляться как с использованием системы «Работа в России», в том числе через сайт госуслуг, так и с использованием информационной системы самого работодателя. Например, при помощи программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
Кроме того, работодателям в рамках ЭКДО разрешается комбинировать применение этих информационных систем (ст. 6 Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ). Так, частью электронных документов с сотрудниками можно обмениваться через портал «Работа в России», а частью – в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8». Разделение электронного документооборота в разных системах следует отразить в локальном акте работодателя.
Какие документы кадрового учета нужно будет дублировать на бумажном носителе после перехода кадровой службы организации на ЭДО?
Никакие, если переход на кадровый ЭДО носил тотальный характер и все документы, связанные с работой сотрудников, были переведены работодателем в электронный формат.
Если тот или иной кадровый документ прямо поименован в списке документов, переведенных в ЭКДО, то такой документ на бумажном носителе дублировать не нужно. Ни ТК РФ, ни будущий закон о кадровом ЭДО такой обязанности для работодателей не предусматривают.
Смогут ли работники отказаться от перехода на кадровый ЭДО с 2022 года?
Да, смогут. Участие в кадровом ЭДО по общему правилу – это право, а не обязанность работников. Работник или лицо, поступающее на работу, вправе подать работодателю в срок, не превышающий одного месяца (с момента принятия решения о переходе на кадровый ЭДО или с момента трудоустройства), заявление об отказе от перехода на ЭКДО. В этом случае документы с таким работником будут оформлены в традиционной бумажной форме.
Неполучение от работника отказа от перехода на ЭКДО признается согласием на такой переход. При этом работник или лицо, поступающее на работу, подавшие заявление об отказе, имеют право в последующем подать работодателю заявление о согласии на переход на кадровый ЭДО (ч. 8 будущей ст. 22.1 ТК РФ).
Планируем переход на кадровый ЭДО с 2022 года. Можем ли мы обязать всех без исключения своих работников участвовать в ЭКДО без оформления документов, связанных с работой, на бумажном носителе?
Да, готовящийся к принятию законопроект № 1162885-7 о кадровом ЭДО предусматривает такую возможность. Но не во всех случаях. Работодатель сможет распространить кадровый ЭДО на всех работников, если письменный отказ от перехода на ЭКДО выразили менее 50% сотрудников. В этом случае работодатель вправе принять локальный акт, предусматривающий обязательное участие в кадровом ЭДО всех без исключения работников (ч. 10 будущей ст. 22.1 ТК РФ).
Кадровый ЭДО в сервисе «1С:Кабинет сотрудника»
С введением ЭКДО бумажные приказы не нужно будет подписывать? Если это так, то какой документ будет подтверждать, что сотрудник ознакомлен с приказами?
Переход на кадровый ЭДО исключает необходимость подписывать документы, связанные с работой, на бумажном носителе. При этом если законодательство требует ознакомления работников с тем или иным приказом работодателя под подпись, то подтверждать такое ознакомление будет сам электронный приказ, содержащий электронную подпись работника.
В течение какого срока организация должна хранить электронные документы кадрового учета?
Работодатель обеспечивает хранение электронных документов, связанных с работой сотрудников, в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле (ч. 5 ст. 5 Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ). Конкретные сроки хранения установлены в соответствии с приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Сроки зависят от вида документа и времени его оформления/создания.
Например, документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий и с обработкой персональных данных организации, должны храниться не меньше 3 лет (ст. 441 и ст. 454 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). В случае прекращения деятельности работодателя электронные документы, связанные с работой, передаются в государственные или муниципальные архивы.
Вправе ли работодатель, перешедший на кадровый ЭДО, требовать от устраивающихся на работу соискателей предоставления электронной подписи для подписания документов, связанных с работой?
Нет, не вправе. Все расходы на внедрение и ведение кадрового ЭДО несут сами работодатели. Они же обязаны обеспечить оформление, получение и использование электронных подписей работников.
Если у соискателя отсутствует электронная подпись, работодатель в целях трудоустройства не может требовать ее оформления. Отсутствие у лица, поступающего на работу, электронной подписи не может являться основанием для отказа в заключении с ним трудового договора (ч. 11 ст. 5 Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ).
Обязательно ли работнику для участия в кадровом ЭДО оформлять усиленную электронную подпись или достаточно простой электронной подписи?
Если кадровый ЭДО осуществляется через информационную систему работодателя, то оформление усиленной подписи работника является обязательным. Закон требует использования в таких случаях либо усиленной квалифицированной электронной подписи, либо усиленной неквалифицированной электронной подписи работника.
Если же кадровый ЭДО осуществляется с использованием системы «Работа в России», то для подписания электронных кадровых документов в таких ситуациях используется усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и простая электронная подпись работника (ст. 7 Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ).
Может ли работник использовать ранее полученную электронную подпись у нового работодателя?
Да, может. Будущая ст. 22.1 ТК РФ «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений» гласит, что работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись при участии в кадровом ЭДО у нового работодателя.
