На рассмотрении в Государственной думе находятся законопроекты №№ 748684-7 и 748744-7 по поэтапному переходу со следующего года от бумажных трудовых книжек к электронным. Поправки вносятся в Трудовой кодекс РФ, в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «О персонифицированном учете», в КоАП РФ.

Переход к ЭТК - это начало перевода всего кадрового документооборота в электронный вид. Для работодателя вводится новый вид отчетности в ПФР - сведения о трудовой деятельности каждого работающего у него застрахованного лица.

ПФР утверждает форму представления работодателем таких сведений в информационную систему.

На момент подготовки статьи предполагается, что проект новой формы отчета в Пенсионный фонд РФ начнет действовать с 01.01.2020. Первая отчетная кампания по трудовым книжкам намечена на февраль 2020 года. Уже в январе отдельным работодателям может потребоваться отправить электронные отчеты о трудовой деятельности, например в случае ликвидации организации или при увольнении сотрудников. Представлять сведения об увольняющемся в январе необходимо, если работник не заявит о своем желании сохранить бумажную трудовую книжку.

Такое заявление предусматривается поправками в законодательство. Если работодатель получит от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, то сведения об увольнении он представит в рамках общей отчетности в феврале 2020 года.

В решениях системы «1С:Предприятие» изменения в отчетности и возможность представления в электронном виде с помощью сервиса 1С-Отчетность будут поддержаны после официального опубликования нормативных правовых актов.

Узнать подробнее о сроках реализации можно в «Мониторинге изменений законодательства».

За непредставление в установленный срок либо за представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности работодатель (его должностное лицо) несет административную ответственность по КоАП РФ. О том, что нужно сделать работодателям в 2020 году, читайте в статье «Что будет с трудовыми книжками в 2020 году».

Электронные трудовые книжки с точки зрения Пенсионного фонда

Пенсионный фонд РФ собирается создать федеральную базу данных о трудовой деятельности всех работников нашей страны. Это отвечает цели создания базы данных для автоматизированного назначения пенсий. Единая база сведений позволит избежать зависимости фонда от представления макета пенсионного дела будущего пенсионера работодателем и исключит потребность личного приема будущих пенсионеров в офисах ПФР. Кроме того, другие государственные сервисы могут базироваться на информации о трудовой деятельности работников.

Другой целью ПФР ставит повышение защищенности работников от недобросовестных работодателей. Независимое хранение данных освободит работников от проблем получении трудовой книжки у работодателей, местоположение которых может быть далеко или неизвестно. Сегодня утрата бумажной трудовой книжки влечет сложное восстановление записей. Прогнозируется, что в целом по стране снизятся издержки на персонал по всем работодателям и уменьшатся затраты на предоставление различных госуслуг. Безопасность и сохранность информации о трудовой деятельности перейдет на другой качественный уровень и будет гарантирована государством.

Электронные трудовые книжки с точки зрения работника

Работник получает гарантированный постоянный доступ к информации о своей трудовой деятельности без участия работодателя. 

К примеру, сведения из трудовой книжки необходимы при оформлении загранпаспорта. Хранение электронной трудовой книжки в Пенсионном фонде решает вопрос дистанционного трудоустройства.

Электронные трудовые книжки с точки зрения работодателя

Для работодателей электронные трудовые книжки работников - это снижение трудоемкости на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек, упрощение некоторых процессов. К таким трудоемким и сложным ситуациям можно отнести, например, переименование или реорганизацию компании.

Электронные трудовые книжки с технической точки зрения

Состав сведений электронной трудовой книжки повторяет содержимое бумажного документа:

• приемы на работу:
• место работы (подразделение);
• должность (специальность, профессия);
• квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
• переводы:
• место работы (подразделение);
• должность (специальность, профессия);
• квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
• увольнения:
• основания прекращения трудового договора;
• переименования организации.

На стороне ПФР ведутся работы по организации документооборота. Он аналогичен документообороту СЗВ-М.

В программах «1С» разрабатываются отчетные формы:

• форма СЗИ-ТД - для выдачи работникам;
• форма СЗВ-ТД - для передачи в ПФ РФ.

В настоящее время ПФР проводит пилотные проекты с использованием проектов форм и форматов. Фирма «1С» участвует в этом проекте.

Новый документ в журнале Документы персучета - Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД (рис. 1) аналогичен документам СЗВ-М.

Рис. 1. Форма для подготовки сведений о трудовой деятельности

Предполагается, что кадровые мероприятия (прием, увольнение, перевод), передаваемые в ЭТК, будут доступны для просмотра и редактирования в специальной форме Мероприятия (рис. 2).

Рис. 2. Кадровые мероприятия

И, конечно же, в сервисе 1С:Отчетность можно подготовить, проверить, выгрузить и отправить в ПФР файл сведений (рис. 3).

Рис. 3. Образец выгружаемого файла

Обратите внимание, на рисунках 1-3 представлены предварительные проекты форм. После окончательного утверждения нормативных правовых актов они будут своевременно реализованы в актуальных версиях программ 1С и могут претерпеть некоторые внешние изменения.

Высокий уровень автоматизации «зарплатно-кадрового» учета в программах 1С позволит пользователям минимизировать трудоемкость перехода на кадровый электронный документооборот. 

От редакции. В 1С:Лектории 17.10.2019 состоялась лекция «Готовимся к переходу на электронные трудовые книжки» с участием Н.А. Белянцевой (ПФР) и экспертов 1С. Видеозапись доступна для просмотра на сайте 1С:ИТС на странице 1С:Лектория.