Стандартные вычеты по НДФЛ: как зарегистрировать в 1С

При определении размера основной налоговой базы в отношении доходов по трудовым и гражданско-правовым договорам (ГПД), облагаемых по ставке 13 % (15 %), налогоплательщик — налоговый резидент РФ имеет право на получение стандартных налоговых вычетов (т. е. вычет предоставляется на дату получения дохода налогоплательщиком (п. 1 ст. 218 НК РФ)). К доходам нерезидентов и по иным налоговым ставкам вычет не применяется (п. 3 ст. 210 НК РФ).

Статьей 218 НК РФ установлены стандартные налоговые вычеты — два вычета льготным категориям граждан (500 руб. и 3 000 руб.) и вычеты на детей.

Стандартный вычет льготным категориям граждан применяется независимо от суммы дохода, исчисленной нарастающим итогом с начала налогового периода (календарного года). Стандартный вычет на ребенка применяется до тех пор, пока доход (облагаемый по ставке 13 % (15 %) (без учета дивидендов), исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода (календарного года), не превысит 350 000 руб. Начиная с месяца, в котором доход превысил установленное ограничение, налоговый вычет не применяется (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

Сотрудникам, имеющим право более чем на один личный стандартный налоговый вычет, предоставляется максимальный из соответствующих вычетов (п. 2 ст. 218 НК РФ).

Стандартный налоговый вычет по расходам на содержание детей предоставляется независимо от предоставления личного стандартного вычета сотруднику.

К личным вычетам относятся:

• код 104 в размере 500 руб., предоставляемый Героям Советского Союза, Героям РФ, а также лицам, награжденным орденом Славы трех степеней, участникам Великой Отечественной войны, гражданам, уволенным с военной службы, выполнявшим интернациональный долг в Республике Афганистан и других странах, в которых велись боевые действиях, инвалидам детства, инвалидам I и II группы и др.;
• код 105 в размере 3 000 руб., предоставляемый лицам, получившим или перенесшим лучевую болезнь и другие заболевания, связанные с радиационным воздействием вследствие катастрофы на ЧАЭС, инвалидам Великой Отечественной войны, инвалидам из числа военнослужащих, ставших инвалидами I, II, III групп вследствие контузии, ранения и др.

Стандартный вычет на детей можно предоставить сотруднику (в т. ч. внешнему совместителю), который является налоговым резидентом РФ. Вычет предоставляется на каждого находящегося у него на обеспечении ребенка (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ, письмо Минфина России от 30.06.2014 № 03-04-05/31345) (в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, студента, курсанта в возрасте до 24 лет, в т. ч. при платном обучении (письмо Минфина России от 02.10.2015 № 03-04-05/56445). Вычеты на детей за каждый месяц налогового периода предоставляются:

• на родителя;
• супруга (супругу) родителя;
• усыновителя;
• опекуна;
• попечителя;
• приемного родителя;
• супруга (супругу) приемного родителя.

Данные размеры вычетов распространяются на родителя, супруга (супругу) родителя, усыновителя, на обеспечении которых находится ребенок:

• 1 400 руб. (код 126) — на первого ребенка;
• 1 400 руб. (код 127) — на второго ребенка;
• 3 000 руб. (код 128) — на третьего и каждого последующего ребенка;
• 12 000 руб. (код 129) — на каждого ребенка в случае, если ребенок в возрасте до 18 лет является ребенком-инвалидом, или учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента в возрасте до 24 лет, если он является инвалидом I или II группы.

Данные размеры вычетов распространяются на опекуна, попечителя, приемного родителя, супруга (супругу) приемного родителя, на обеспечении которых находится ребенок:

• 1 400 руб. (код 130) — на первого ребенка;
• 1 400 руб. (код 131) — на второго ребенка;
• 3 000 руб. (код 132) — на третьего и каждого последующего ребенка;
• 6 000 руб. (код 133) — на каждого ребенка в случае, если ребенок в возрасте до 18 лет является ребенком-инвалидом, или учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента в возрасте до 24 лет, если он является инвалидом I или II группы.

Налоговый вычет предоставляется в двойном размере единственному родителю, усыновителю (коды 134, 136, 138), единственному опекуну, попечителю, приемному родителю (коды 135, 137, 139).

Предоставление налогового вычета единственному родителю прекращается с месяца, следующего за месяцем вступления его в брак.

Налоговый вычет предоставляется в двойном размере единственному родителю, усыновителю на ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет или учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента в возрасте до 24 лет, если он является инвалидом I или II группы (код 140), единственному опекуну, попечителю, приемному родителю (код 141).

Налоговый вычет на детей может предоставляться в двойном размере одному из родителей, приемных родителей, по их выбору на основании заявления об отказе одного из родителей (приемных родителей) от получения налогового вычета (коды 142, 143, 144, 145, 146, 147, 148, 149) (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ). Отказавшийся родитель должен иметь право на этот вычет, ребенок находится на его обеспечении, доход сотрудника не превысил сумму 350 тыс. руб. за налоговый период. Документы, которые должен представить сотрудник: свидетельство о рождении (усыновлении и т. д.) ребенка, заявление о предоставлении вычета в двойном размере, заявление об отказе от вычета другого родителя, справка о доходах с места работы отказавшегося от вычета родителя (единовременно, не ежемесячно).

Вычет на ребенка положен с месяца его рождения (усыновления, установления опеки (попечительства)) и до конца года, в котором ему исполнилось 18 лет (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

Вычет на учащегося организации, осуществляющей образовательную деятельность, в возрасте до 24 лет положен «за период обучения» (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

Если обучение закончено до конца года, в котором студенту исполнилось 24 года, прекратить предоставлять такой вычет следует с месяца, следующего за месяцем окончания учебы (письма Минфина России от 22.12.2020 № 03-04-05/112670, от 29.12.2018 № 03-04-06/96676).

В случае начала работы сотрудника не с первого месяца налогового периода налоговые вычеты на детей предоставляются по месту работы с учетом дохода, полученного с начала налогового периода по прежнему месту работы, в котором сотруднику предоставлялись налоговые вычеты.

Сумма полученного дохода подтверждается справкой о доходах и суммах налога физического лица, выданной налоговым агентом в соответствии с пунктом 3 статьи 230 НК РФ (с 01.01.2021 для сотрудников действует форма справки о доходах и суммах налога физического лица по форме, утв. приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@).

В случае если в отдельные месяцы налогового периода у сотрудника не было дохода или доход начислялся и выплачивался не за каждый месяц налогового периода, а сразу за несколько месяцев, то стандартные налоговые вычеты предоставляются за каждый месяц налогового периода, включая те месяцы, в которых не было выплат дохода (письмо Минфина России от 15.02.2018 № 03-04-05/9654).

В случае если в течение налогового периода стандартные налоговые вычеты сотруднику не предоставлялись или были предоставлены в меньшем размере, чем предусмотрено статьей 218 НК РФ, то по окончании налогового периода на основании налоговой декларации и документов, подтверждающих право на такие вычеты, налоговым органом производится перерасчет налоговой базы с учетом предоставления стандартных налоговых вычетов в размерах, предусмотренных статьей 218 НК РФ.

Стандартные вычеты по НДФЛ сотруднику-иностранцу можно предоставлять после того, как он станет налоговым резидентом РФ (п. 3 ст. 210 НК РФ). До этого момента стандартные вычеты не применяются (п.п. 2.3, 3, 4 ст. 210 НК РФ).

Стандартные налоговые вычеты, не использованные в течение налогового периода, не могут быть перенесены на следующий налоговый период.

1С:ИТС
В разделе «Консультации по законодательству» см. подробнее: о вычетах по НДФЛ на детей; о стандартных вычетах 3 000 руб. в месяц и 500 р. в месяц — здесь и здесь; предоставляются ли вычеты по НДФЛ при выплате аванса сотруднику в 2023 году.

Предоставление стандартных вычетов по НДФЛ в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8»

Порядок предоставления стандартных вычетов по НДФЛ в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 рассмотрим на примере.

Пример

Сотрудник ООО «Торговый дом» И.П. Потапов принят на работу 01.02.2023 с окладом 60 000 руб. При приеме на работу сотрудник написал заявление о предоставлении ему следующих стандартных налоговых вычетов: 

• 500 руб. на себя, так как является инвалидом II группы; 
• два вычета по 1 400 руб. на первого и второго ребенка до 18 лет (первому ребенку исполняется 06.03.2023 18 лет); 
• 3 000 руб. на третьего ребенка. 

Также сотрудник предоставил справку с предыдущего места работы о доходах за январь 2023 года, облагаемых по ставке 13 %, в сумме 50 000 руб. 

13.03.2023 сотрудник уволился из организации по собственному желанию. 

Выполняются следующие действия: 

1. Ввод сведений о праве на стандартные вычеты. 
2. Ввод доходов с предыдущего места работы. 
3. Начисление зарплаты за первую половину месяца и расчет НДФЛ с учетом стандартных вычетов. 
4. Начисление окончательного расчета зарплаты за месяц и расчет НДФЛ с учетом стандартных вычетов. 
5. Стандартные вычеты после увольнения.

Ввод сведений о праве на стандартные вычеты 

Перечень видов налоговых вычетов, которые в соответствии с главой 23 НК РФ предоставляются физическим лицам налоговым агентом при определении совокупного дохода, в программе хранится в справочнике Виды вычетов НДФЛ (раздел Налоги и взносы — Виды вычетов НДФЛ).

Сведения о размере вычетов, предоставляемых налоговым агентом при исчислении НДФЛ, хранятся в регистре сведений Размер вычетов НДФЛ. При расчете НДФЛ в программе производится автоматическая проверка возможности применения вычетов с учетом ограничения совокупного дохода, заданного в этом регистре. Стандартные налоговые вычеты на детей применяются, только если доход физического лица за налоговый период не превышает определенного законодательством ограничения (с 2016 года — 350 000 руб.). На стандартные налоговые вычеты (код 104 и 105) ограничений не установлено.

Виды и размеры вычетов периодически изменяются законодательством. При своевременном обновлении конфигураций эти изменения будут отражаться в программе автоматически.

Стандартные вычеты могут применяться как накопительно в течение налогового периода, так и в пределах месячного дохода — в зависимости от учетной политики, принятой в организации. В настройках учетной политики организации (раздел Настройка — Организации — закладка Учетная политика и другие настройки — ссылка Учетная политика) на закладке НДФЛ можно указать при помощи соответствующего переключателя, применять ли вычеты нарастающим итогом в течение налогового периода или в пределах месячного дохода налогоплательщика. При установке переключателя в положение:

• Вычеты, не использованные в течение месяца, переходят на следующий месяц (рекомендуется) - анализируются все вычеты и доходы за год. Если в течение некоторого периода у сотрудника нет дохода, но при этом не прекращаются трудовые отношения, то в момент появления дохода за все предыдущие периоды, в которых доход был нулевым, вычеты будут предоставлены, но не более суммы появившегося дохода;
• Вычеты, не использованные в течение месяца, «сгорают» - анализируется доход за месяц, если нет дохода, нет и вычета.

Для того чтобы НДФЛ рассчитывался в программе с учетом применения стандартных налоговых вычетов, право физического лица на стандартные налоговые вычеты должно быть специальным образом зарегистрировано в программе.

Для первоначального ввода и последующего изменения сведений о стандартных налоговых вычетах физического лица (личного и на детей), которые будут учитываться при расчете НДФЛ, предназначен документ Заявление на вычеты по НДФЛ. Документ можно ввести из журнала документов Заявления на вычеты (раздел Налоги и взносы — Заявления на вычеты — кнопка Создать — Заявление на вычеты по НДФЛ), а также из карточки сотрудника (раздел Кадры — Сотрудники — ссылка Налог на доходы — ссылка Ввести новое заявление на стандартные вычеты). Также можно внутри справочника Сотрудники выделить необходимого сотрудника и нажать на кнопку в верхней части формы Оформить документ — НДФЛ — Заявление на вычеты по НДФЛ.

В поле Организация указывается организация, которая будет предоставлять стандартные налоговые вычеты по заявлению сотрудника. Это поле заполняется автоматически и изменению не подлежит, если документ введен из карточки сотрудника. Если документ введен из журнала документов, поле заполнится автоматически в случае ведения в программе учета только по одной организации.

Если в информационной базе ведется учет по нескольким независимым организациям, то необходимо выбрать ту организацию, в которой оформлен сотрудник или в которой будут предоставляться вычеты на случай его работы в этих разных организациях, так как (согласно п. 3 ст. 218 НК РФ) стандартные налоговые вычеты предоставляются налогоплательщику одним из налоговых агентов, являющихся источником выплаты дохода, т. е. на один и тот же период нельзя зарегистрировать сотруднику применение вычетов в разных организациях.

В поле Дата указывается дата регистрации документа в информационной базе.

В поле Сотрудник выбирается физическое лицо, для которого регистрируется право на вычеты (поле заполняется автоматически, если документ введен из карточки сотрудника).

Вычеты регистрируются применительно к физическому лицу в целом и действуют в рамках конкретной независимой организации, т. е. если лицо занято в одной организации на нескольких местах работы, даже в подразделениях, имеющих различную регистрацию в ФНС России (введено несколько элементов в справочник Сотрудники), то при выборе сотрудника в заявлении в предлагаемом программой списке такому сотруднику будет соответствовать один элемент (физическое лицо).

В поле Месяц указывается месяц налогового периода, с которого будут применяться стандартные налоговые вычеты при исчислении НДФЛ (по умолчанию — текущий месяц).

В разделе Вычеты на детей флаг Изменить вычеты на детей устанавливается по умолчанию. Сотрудник имеет право на несколько различных видов вычетов на детей.

В связи с этим в табличной части перечисляются все вычеты на детей, которые должны применяться с указанного месяца налогового периода по кнопке Добавить.

Каждому отдельному вычету (отдельному ребенку) должна соответствовать отдельная строка таблицы. В каждой такой строке указывается:

• в колонке Вычет — код стандартного налогового вычета на ребенка согласно справочнику Виды вычетов НДФЛ. Для удобства выбор ограничивается только вычетами на детей, остальные виды вычетов (личные и т. п.) для выбора не предлагаются;
• в колонке Предоставляется по (включительно) - последний месяц года, до которого (включительно) предоставляется выбранный вычет (по умолчанию указывается «Декабрь» текущего налогового периода). Уменьшение налогооблагаемой базы производится до конца того года, в котором ребенок достиг возраста 18 лет и возраста до 24 лет, если он является учащимся очной формы обучения (аспирант, ординатор, интерн, студент, курсант) (см. пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ);
• в колонке Документ, подтверждающий право на вычет указываются сведения о документе, подтверждающем право на предоставляемый вычет.

В разделе Личный вычет устанавливается флаг Изменить личный вычет и указывается код предоставляемого вычета в поле Код согласно справочнику Виды вычетов НДФЛ (код 104 или 105).

В разделе Документ, подтверждающий право на личный вычет укажите соответствующий документ. Затем следует нажать кнопку Провести и закрыть.

Как в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3) исправить заявление на стандартные вычеты

 

Стандартные налоговые вычеты на детей применяются, только если доход лица за налоговый период не превышает определенного законодательством ограничения (350 000 руб.). На стандартные налоговые вычеты (код 104 и 105) ограничений не установлено. 

Сведения о текущих стандартных налоговых вычетах, предоставляемых сотруднику, можно посмотреть, а также изменить в его карточке (раздел Кадры — Сотрудники — ссылка Налог на доходы).

Ввод доходов с предыдущего места работы 

При определении возможности предоставления физическому лицу стандартных налоговых вычетов должны учитываться не только доходы, начисленные ему в этой организации, но и все доходы с начала налогового периода, полученные по предыдущим местам работы (см. рис. 1).

Рис. 1

Согласно условию нашего Примера сотрудник предоставил справку о доходах с предыдущего места работы за январь 2023 года.

Ввод сведений о доходах с предыдущего места работы осуществляется в форме Доходы с предыдущего места работы, которая открывается по одноименной ссылке из раздела Кадры — Сотрудники — ссылка Налог на доходы (рис. 1):

• в поле Год указывается год регистрации доходов сотрудника, облагаемых по ставке 13 % (15 %). В нашем Примере — 2023 год;
• в табличной части формы в колонках Месяц и Доход указывается в разрезе месяцев налогового периода доход с предыдущего места работы, за вычетом необлагаемой части дохода.

Зарплата за первую половину месяца и расчет НДФЛ с учетом стандартных вычетов 

Сотрудник принят на работу с 01.02.2023.

При начислении заработной платы за первую половину февраля с помощью документа Начисление за первую половину месяца (раздел Зарплата — Все начисления) в поле Планируемая дата выплаты указывается дата — 20.02.2023 (см. рис. 2).

Рис. 2

При исчислении НДФЛ на дату выплаты в программе производится проверка возможности применения стандартных налоговых вычетов с учетом ограничения совокупного дохода (для «детских» вычетов — 350 000 руб.). Совокупный доход сотрудника за январь — первую половину февраля 2023 года составляет: 50 000 руб. + 36 666,67 руб. = 86 666,67 руб. (что меньше установленного ограничения).

Поэтому при расчете НДФЛ применяются оба вида стандартных вычета (личный и «детский») (закладка НДФЛ), рис. 2.

Окончательный расчет зарплаты и расчет НДФЛ с учетом стандартных вычетов 

При начислении зарплаты за вторую половину февраля 2023 года в поле Планируемая дата выплаты документа Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата — Все начисления) указывается дата — 03.03.2023 (рис. 3). Так как месяц выплаты дохода уже март, то НДФЛ будет исчислен с учетом мартовского вычета на детей и личного вычета (совокупный доход сотрудника для определения возможности применения «детских» стандартных вычетов за январь — март 2023 года не превышен (136 589,48 руб.) (см. рис. 3). Далее если сотруднику будут начислены и выплачены доходы в течение марта (в нашем Примере при увольнении), вычет на детей и личный вычет за март предоставлен не будет, т. к. он был уже применен при расчете налога зарплаты за вторую половину февраля, выплаченной в марте. Справка о доходах сотрудника за 2023 год представлена на рисунке 4.

Рис. 3

Рис. 4

Как в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3) происходит предоставление стандартного вычета

 

Стандартные вычеты после увольнения 

По условию Примера сотрудник увольняется из организации 13.03.2023. При увольнении автоматически прекращается право на действующие стандартные вычеты.

Вводить документ Отмена стандартных вычетов НДФЛ не нужно. Этот документ предназначен для прекращения действия сразу всех стандартных налоговых вычетов физлица в конкретной организации, его можно использовать, например, если сотрудник заявил о том, что будет получать вычеты в другой организации (внешний совместитель) и т. п. Документ Отмена стандартных вычетов НДФЛ можно ввести из журнала документов Заявления на вычеты (раздел Налоги и взносы — Заявления на вычеты), а также из карточки сотрудника (раздел Кадры — Сотрудники — ссылка Налог на доходы - ссылка Прекратить предоставление всех стандартных вычетов).

Также можно внутри справочника Сотрудники выделить необходимого сотрудника и нажать на кнопку в верхней части формы Оформить документ — НДФЛ — Прекращение стандартных вычетов НДФЛ.

После увольнения сотрудник может получить доход в этой же организации (например, ему начислена премия). Также он может быть заново принят в текущем году или на следующий день. Если стандартные вычеты не нужно прекращать, то в документе Увольнение на закладке Дополнительно следует установить флаг Применять право на вычеты к доходам, выплачиваемым после увольнения.

Как в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3) применять вычеты по НДФЛ при повторном приеме на работу

 

Например, сотрудник принимается на работу на следующий день после увольнения, и флаг Применять право на вычеты к доходам, выплачиваемым после увольнения не установлен.

При попытке ввести новое заявление на вычеты программа предложит его установить (рис. 5). Необходимо зайти в документ Увольнение, установить флаг и записать документ. После этого можно провести заявление на вычеты.

Рис. 5

1С:ИТС
О предоставление стандартных налоговых вычетов в программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) см. в разделе «Инструкции по учету в программах „1C“.

От редакции. См. также видеозаписи онлайн-лекций 1С:Лектория: о НДФЛ, отчетности по налогу, отдельных вопросах исчисления и уплаты с участием В. Волкова, заместителя начальника Управления налогообложения доходов физических лиц и администрирования страховых взносов ФНС России, и эксперта 1С А. Назаровой: 

• В. Волков Новое в НДФЛ. Отчетность. Отдельные вопросы исчисления и уплаты; 
• В. Волков Ответы на вопросы; 
• А. Назарова Нововведения и отчетность по НДФЛ. Отдельные вопросы исчисления и уплаты в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3); 
• А. Назарова О важных изменениях в учете и отчетности в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3) с 2023 года. 

29.06.2023 приглашаем на онлайн-лекцию о 6-НДФЛ за полугодие 2023 года: актуальные изменения, ответы на часто задаваемые вопросы.