Как организации должны вести воинский учет сотрудников и какую отчетность сдавать в военкомат

Обязанность компаний по ведению воинского учета

Ведение воинского учета сотрудников - обязанность любой организации независимо от ее формы собственности и организационно-правовой формы. Данную обязанность должна исполнять каждая компания, в которой работает хотя бы один военнообязанный работник (пп. 6 п. 1 ст. 8 Федерального закона от 31.05.1996 № 61-ФЗ «Об обороне»).

Ответственность за организацию и ведение воинского учета сотрудников возлагается на руководство организации-работодателя. Все расходы, связанные с ведением воинского учета в организациях, также производятся за счет средств работодателей.

Порядок осуществления воинского учета регламентирован постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719, а также «Методическими рекомендациями по ведению воинского учета в организациях», утв. Генштабом ВС РФ 11.07.2017 года (далее - Рекомендации). 

Учет осуществляют на основании приказа работодателя об организации воинского учета, который подписывает руководитель организации. Приказ оформляется по форме, приведенной в приложение № 4 к Рекомендациям. В приказе необходимо определить ответственных за воинский учет. Число ответственных в каждой организации зависит от общей численности  военнообязанных сотрудников.

Определяя количество работников, осуществляющих воинский учет, работодатели должны руководствоваться нормами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719. Если в компании работает:

• менее 500 военнообязанных - воинский учет может вести один работник, выполняющий данные обязанности по совместительству;
• от 2000 до 4000 военнообязанных - воинский учет в качестве своей основной трудовой обязанности должны осуществлять 2 сотрудника. 

При наличии в организациях 2 и более работников, осуществляющих воинский учет, их объединяют в отдельное подразделение – военно-учетный стол. Отдельно в приказе следует прописать, кто из работников будет отвечать за воинский учет в период отсутствия ответственного за учет сотрудника.

Определив ответственных за организацию воинского учета сотрудников, за ними следует закрепить их функциональные обязанности. Совокупность таких обязанностей и функций формирует Инструкция по ведению воинского учета военнообязанных работников. Данную инструкцию работодатель также утверждает отдельным приказом, в котором подробно прописывает, какие именно обязанности и в какие сроки должны исполняться работниками, ответственными за ведение воинского учета. 

Что должна делать компания в целях ведения воинского учета

В целях ведения воинского учета сотрудников, компании должны:

• получать у военнообязанных соискателей документы воинского учета при заключении с ними трудовых договоров;
• вести и хранить личные карточки военнообязанных работников;
• вносить в личные карточки сведения об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья работников, состоящих на воинском учете (об этих изменениях нужно в 2-недельный срок сообщать в военкомат);
• выявлять граждан, подлежащих постановке на воинский учет по месту работы, и принимать необходимые меры к постановке их на воинский учет;
• направлять в военкомат сведения о гражданах, подлежащих воинскому учету, о приеме их на работу и увольнению (эти сведения нужно направлять в военкомат в 2-недельный срок с момента издания приказа о трудоустройстве или увольнении соответствующего работника по форме, приведенной в приложении № 9 к Рекомендациям);
• при наличии законной возможности оформлять бронирование военнообязанных работников за организацией-работодателем на период мобилизации и на военное время (для этого работодатель должен находиться в перечне организаций, которые могут бронировать работников от призыва на военную службу);
• направлять в 2-недельный срок по запросу военкомата необходимые сведения о гражданах, состоящих на воинском учете, а также о гражданах, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете (эти сведения направляют по форме, приведенной в приложении № 10 к Рекомендациям);
• представлять в военкомат ежегодно до 1 ноября списки сотрудников мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году (при наличии таковых);
• проводить не реже 1 раза в год (точную дату устанавливает военкомат) сверку сведений о воинском учете, содержащиеся в личных карточках сотрудников со сведениями, содержащимися в документах воинского учета граждан и сведениями военкомата (для этого в организации должен быть специальный журнал проверок). 

Кроме того, в перечень обязанностей работодателей и их ответственных должностных лиц, связанных с ведением воинского учета, включается и оповещение военнообязанных работников о вызовах в военкомат по повесткам. 

Если в организацию поступили повестки о явке работников на медицинское освидетельствование, заседание призывной комиссии или для отправки в воинскую часть для прохождения военной службы, ответственные за воинский учет должны вручить эти повестки работникам. Вручение повесток производится лично работнику под подпись и не позднее, чем за 3 дня до срока, указанного в повестке (п. 7 постановления Правительства РФ от 11.11.2006 № 663).

Какие работники подлежат воинскому учету

Перечень работников, в отношении которых организации-работодатели обязаны вести воинский учет, установлен в соответствии с п. 1 ст. 52 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ. К ним относятся следующие работники:

• уволенные с военной службы с зачислением в запас ВС РФ;
• успешно завершившие обучение на военных кафедрах по программам военной подготовки офицеров запаса, сержантов, старшин запаса либо программам военной подготовки солдат и матросов запаса;
• успешно завершившие обучение в военной образовательной организации высшего образования;
• не прошедшие военную службу в связи с освобождением от призыва или предоставлением отсрочек;
• не подлежавшие призыву на военную службу по достижении ими возраста 27 лет;
• не прошедшие военную службу по призыву, не имея на то законных оснований, в соответствии с заключением призывной комиссии по достижении ими возраста 27 лет;
• уволенные с военной службы без постановки на воинский учет и в последующем поставленные на воинский учет в военных комиссариатах;
• прошедшие альтернативную гражданскую службу;
• работники женского пола, имеющие военно-учетную специальность.

Кроме того, обязательному учету в организациях подлежат все призывники - работники мужского пола в возрасте от 18 до 27 лет, обязанные состоять на воинском учете и не пребывающие в запасе.

Какие работники не подлежат воинскому учету

В отношении ряда сотрудников работодатели не должны вести воинский учет. Воинскому учету в организациях не подлежат следующие работники:

• освобожденные от исполнения воинской обязанности;
• проходящие военную службу или альтернативную гражданскую службу;
• отбывающие наказание в виде лишения свободы;
• работники женского пола, не имеющие военно-учетной специальности;
• постоянно проживающие за пределами РФ;
• имеющие воинские звания офицеров и пребывающие в запасе Службы внешней разведки РФ и ФСБ.

Если работники не относятся к перечисленным выше лицам, в их отношении работодатели обязаны вести воинский учет.

Оформление карточек работников, подлежащих воинскому учету

Воинский учет работников работодатели осуществляют путем ведения их личных карточек (форма № 10). Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету, ведется на каждого военнообязанного работника по форме, утв. приказом Минобороны от 22.11.2021 № 700 (приложение № 22). Если работник является призывником, его карточка формируется на основании удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу (приписного свидетельства).

В отношении военнообязанных работников, не являющихся призывниками, карточки ведутся на основании военных билетов, временных удостоверений или справок, выданных вместо военного билета. Работники, осуществляющие воинский учет, обязаны проверять у граждан, принимаемых на работу, наличие и подлинность документов воинского учета, а также подлинность записей в них. 

В карточке работника указывают следующую информацию:

• наименование организации-работодателя;
• личные сведения работника – ФИО, паспортные данные, сведения об образовании, профессии, семейном положении, составе семьи, адресе места жительства;
• сведения о воинском учете;
• сведения о приеме на работу и увольнении (переводе).

Карточки формируют и ведут в бумажном и электронном виде. В первом случае карточку заполняют чернилами (шариковой ручкой) черного, фиолетового или синего цвета четким, разборчивым почерком без помарок и неустановленных сокращений. Записи о семейном положении, адресе места жительства (места пребывания), в том числе фактического, и номере телефона производятся карандашом. Во втором случае карты заполняют в электронном виде и распечатывают с применением оргтехники. Внесение каких-либо изменений в базу данных электронных карт, а также распечатка их возможны только работником, осуществляющим ведение воинского учета.

Сформированные на работников карточки образуют картотеку, состоящую из четырех или пяти (для крупных компаний) разделов:

1. Карточки офицеров запаса.
2. Карточки солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов запаса.
3. Карточки военнообязанных запаса женского пола.
4. Карточки призывников.
5. Карточки военнообязанных, имеющих мобилизационные предписания и отметки в военных билетах о вручении мобилизационных предписаний (этот раздел заводят, если в компании работает более 500 сотрудников).

Картотека строится в алфавитном порядке. Карточки работников, снятых с воинского учета, хранят отдельно от картотеки до проведения очередной сверки с военкоматом, после чего их уничтожают с составлением акта об уничтожении.

Какую отчетность нужно сдавать в военкоматы

Помимо исполнения обязанности по ведению воинского учета военнообязанных работников, организации должны представлять в военкоматы регулярную отчетность. В первую очередь это касается ежегодного отчета – карточки учета организации, ведущей воинский учет. Данный отчет представляется по форме, приведенной в приложении № 1 к письму Минкультуры от 21.10.2015 № 344-01-39-ВА. Срок представления отчетности – до 31 декабря каждого года, но военкомат может запросить данный отчет и в любое другое время.

Карточку учета организации заполняют на двух сторонах листа формата А4. В ней указывают общее количество всех работников организации, за исключением совместителей, а также общее количество работников, пребывающих в запасе. Также в карточке указывают общее количество офицеров запаса, прапорщиков, мичманов, сержантов и старшин, солдат и матросов запаса.

Еще в качестве ежегодных отчетов в военкомат представляют отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе, а также сведения об обеспеченности трудовыми ресурсами на период мобилизации и на военное время. Эту отчетность представляют не все организации, а только те, которые вправе бронировать своих работников. Первый отчет представляют по форме, приведенной в письме Минкультуры РФ от 03.11.2003 N 125-01-16/24, второй – по форме, приведенной в приложении № 18 к Инструкции, утв. постановлением Межведомственной комиссии по вопросам бронирования граждан, пребывающих в запасе от 03.02.2015 № 664с.

Кроме того, организации обязаны сообщать в военкоматы о трудоустройстве и увольнении военнообязанных сотрудников и представлять в военкоматы списки сотрудников мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году. 

Отчетность для военкоматов

Штрафы за неведение воинского учета работников

Неисполнение организациями обязанностей по ведению воинского учета сотрудников грозит административными штрафами как организациям, так и их должностным лицам. Так, непредставление в военкомат сведений о принятых на работу либо об уволенных с работы военнообязанных гражданах влечет наложение на руководство компании административного штрафа в размере от 1 000 до 5 000 рублей (ч. 3 ст. 21.4 КоАП РФ).

Непредставление сведений по запросу военкомата влечет наложение на должностных лиц организации штрафа в размере от 300 до 500 рублей, а на саму организацию - от 3000 до 5000 рублей (ст. 19.7 КоАП РФ).

Неоповещение сотрудников о вызове их по повестке военного комиссариата грозит руководству организации административным штрафом в размере от 1 000 до 3 000 рублей (ст. 21.2 КоАП РФ).