Порядок налогообложения в отношении дополнительных оплачиваемых отпусков во многом определяется тем, является ли конкретный отпуск обязательным по трудовому договору или же он предоставлен по инициативе работодателя. Согласно п. 7 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда в целях налога на прибыль относятся расходы в виде среднего заработка, сохраняемого работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством Российской Федерации. Соответственно, если дополнительный отпуск предусмотрен трудовым законодательством, то выплаты за него совершенно спокойно могут учитываться при налогообложении прибыли.
Дополнительные отпуска по ТК РФ
Перечень ситуаций, при которых сотрудникам в соответствии с законодательством полагаются дополнительные оплачиваемые дни отпуска, достаточно обширен.
В первую очередь, отметим, что право на дополнительные дни отдыха имеют сотрудники с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ). Продолжительность допотпуска для них не должна быть меньше 3 календарных дней, а конкретное количество дней должно фиксироваться коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка.
Учесть выплаты таким сотрудникам можно при соблюдении следующих условий. Во-первых, ненормированная работа должна быть оговорена при заключении трудового (коллективного) договора. Во-вторых, все случаи работы сверх нормальной продолжительности рабочего дня должны быть оформлены локальным актом организации, например, приказом руководителя. Такой порядок следует из ст. 116 ТК и письма Минфина от 06.02.2007 № 03-03-06/2/17. Но даже если работник в течение рабочего года не привлекался к работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, то это не лишает его права на дополнительные дни отпуска. На это отдельно обратил внимание Минтруд России в письме от 13.10.2020 № 14-2/ООГ-15911. Если компания установит, что продолжительность отпуска за ненормированный рабочий день исчисляется пропорционально отработанному времени, то такое условие будет считаться не соответствующим нормам трудового законодательства (письма Роструда от 24.05.2012 № ПГ/3841-6-1, Минтруда России от 18.08.2017 № 14-2/В-761).
Следующая категория сотрудников, имеющих право на допотпуск, – это сотрудники, которые заняты во вредных условиях труда 2-, 3- или 4-й степени либо в опасных условиях труда (ст. 117 ТК РФ). Минимальная продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, предоставляемого указанным работникам, составляет 7 календарных дней. Степень вредности определяется по результатам проведения специальной оценки условий труда. Здесь, в отличие от предыдущего случая, для определения количества дополнительных дней отдыха должно учитываться фактически отработанное во вредных условиях время, о чем прямо сказано в ст. 121 ТК РФ.
Кроме того, те работники, с которыми произошел несчастный случай на производстве (либо профзаболевание), могут рассчитывать на дополнительный отпуск для санаторно-курортного лечения (ст. 184 ТК РФ, подп. 10 п. 2 ст. 17 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Также дополнительные отпуска полагаются сотрудникам компаний, расположенных в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях и районах с тяжелыми климатическими условиями (ст. 116 ТК РФ). Количество дней такого отпуска составляет:
- 24 календарных дня – для сотрудников компаний, расположенных в районах Крайнего Севера (ст. 321 ТК РФ);
- 16 календарных дней – для сотрудников компаний, расположенных в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера (ст. 321 ТК РФ);
- 8 календарных дней – для сотрудников компаний, расположенных в остальных районах Севера, где установлены районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате (ст. 14 Закона РФ от 19.02.1993 № 4520-1).
И завершим наш список сотрудниками, которые совмещают работу с получением образования. Безусловно, на этом перечень работников, имеющих право на допотпуск, не завершен, но остальные случаи достаточно специфичны: учителя, судьи, врачи и т.д.
Учебный отпуск для сдачи госэкзамена или сессии предоставляют только по месту основной работы сотруднику, получающему образование определенного уровня впервые (ст. 177, 287 ТК РФ). При получении второго высшего образования предоставлять и оплачивать учебный отпуск не обязательно (письмо Минтруда от 08.11.2013 № 14-1-187). Общая продолжительность учебного отпуска указывается в справке-вызове. А продолжительность оплачиваемого отпуска ограничена законодательством (ст. 173–176 ТК РФ).
«Инициативные» дополнительные отпуска
Следующая категория дополнительных отпусков – это отпуска, предоставленные работникам в связи с определенными событиями (рождение ребенка, собственная свадьба, свадьба детей, смерть родственника, 1 сентября для родителей школьников и т.п.).
Очевидно, что выплаты за такие дни допотпуска нельзя учитывать при налогообложении прибыли. Это прямо следует из п. 24 ст. 270 НК РФ, согласно которому при определении налоговой базы не учитываются расходы «на оплату дополнительно предоставляемых по коллективному договору (сверх предусмотренных действующим законодательством) отпусков работникам, в том числе женщинам, воспитывающим детей». Дополнительно такой вывод содержится и в разъяснениях Минфина РФ (письма от 27.10.2021 № 03-03-06/2/86991, от 20.01.2022 № 03-03-06/1/3024).
Также нельзя учесть при налогообложении прибыли выплаты за допотпуска, предоставленные сотруднику на реабилитацию после вакцинации от новой коронавирусной инфекции (письмо Минфина России от 17.01.2022 № 03-03-06/1/1917).
Поэтому, даже если эти отпуска предусмотрены в трудовых/коллективных договорах или локальных нормативных актах, то выплаты за них все равно нельзя учесть в целях налога на прибыль.
НДФЛ и страховые взносы
Что касается НДФЛ и страховых взносов, то в большинстве случаев их нужно начислять на выплаты, осуществляемые работникам при предоставлении дополнительных отпусков.
Исключение составляют отпускные, которые относятся к разряду установленных законодательством компенсационных выплат, связанных, в частности, с возмещением вреда, причиненного увечьем или иным повреждением здоровья, а также с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (п. 1 ст. 217 НК РФ).
Например, оплата дополнительного отпуска для санаторно-курортного лечения – это компенсационная выплата для целей НДФЛ. С отпускных к такому отпуску НДФЛ удерживать не нужно (письма Минфина от 17.10.2017 № 03-04-07/67700, ФНС от 03.11.2017 № ГД-4-11/22396, УФНС России по г. Москве от 14.05.2021 № 20-21/071455@). Также не нужно начислять с них и страховые взносы (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, письмо Минфина России от 16.12.2019 № 03-15-05/98120).
Нарушение сроков выплаты
В соответствии со ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее, чем за три дня до его начала. Применяется ли этот срок при выплате отпускных за дополнительные дни отпуска?
Вопрос особенно актуален для «инициативных» отпусков, приуроченных к определенным событиям. Ведь не любое событие, по которому работодатель устанавливает допотпуск, можно заранее предугадать (например, если отпуск связан со смертью родственника). Очевидно, что вина работодателя в несвоевременной выплате отпускных здесь явно отсутствует. Возникают ли у него в этом случае риски? Однозначно сказать сложно.
С одной стороны, в ст. 136 ТК РФ говорится в целом об отпусках, без конкретизации, что речь идет исключительно о ежегодных оплачиваемых и дополнительных отпусках, предоставленных только в соответствии с законодательством. Поэтому можно предположить, что этот срок установлен в отношении любых отпусков, в т.ч. и тех, которые предоставляются по инициативе работодателя. Но, с другой стороны, работодатель не мог выполнить эту норму, если сотрудник написал заявление на отпуск накануне самого отпуска. И если в случае обычного ежегодного отпуска срок уже заранее определен графиком отпусков, то «инициативный» отпуск может случиться внезапно.
В этой связи обращаем внимание на письмо Минтруда России от 16.11.2020 № 14-2/ООГ-16941, в котором рассмотрена ситуация с предоставлением работнику отпуска с сохранением зарплаты в связи со смертью близкого родственника (деда). В нем чиновники заключают, что ст. 236 ТК РФ устанавливает материальную ответственность работодателя за нарушение срока оплаты отпуска, определенного ст. 136 ТК РФ (не позднее чем за три дня) и применяется к работодателю независимо от наличия его вины. Также они отмечают, что «в целях соблюдения Трудового законодательства Российской Федерации, а также обеспечения права работника на выплату заработной платы своевременно и в полном размере работодатель вправе установить разумный срок для подачи заявления на дополнительный оплачиваемый отпуск работниками».
Таким образом, судя по этому письму, Минтруд все равно считает, что срок, установленный ст. 136 ТК РФ, применим и к «инициативным» отпускам. Но при этом он предлагает компаниям установить разумный срок для подачи сотрудниками заявления на допотпуск. Видимо, чиновники имеют ввиду такой срок, который позволил бы работодателю соблюсти норму ст. 136 ТК РФ. Но в любом случае для внезапных событий, дающих право на допотпуск, это не решение.
Кстати, в сервисе данная ситуация также была не в пользу работодателя. Там был задан вопрос о том, как соблюсти норму ст. 139 ТК РФ при предоставлении работникам отпусков с сохранением заработной платы в случае свадьбы работника (детей работника) до 5 дней, на похороны близких родственников до 5 дней. Ответ был такой: «указанные Вами виды отпусков необходимо оформлять соответствующим приказом. Если это будут оплачиваемые отпуска, то в любом случае необходимо будет оплачивать их не менее чем за три дня до начала. Если работник обратится за предоставлением указанных видов отпуска позднее чем за три дня до начала, то оплатить отпуск необходимо будет в день обращения работника. Если работодатель не хочет нарушать срок оплаты отпуска, то в описанной Вами ситуации он может заменить его на отпуск без сохранения заработной платы, и к такому отпуску осуществлять выплату материальной помощи в размере, эквивалентном оплате обычного отпуска».
Получается, что идеально - это не нарушать сроки, но если вдруг возникла необходимость в срочном допотпуске, то выходом может быть выплата не отпускных за дополнительные дни отдыха, а материальной помощи.
