Учет материальной ответственности сотрудников в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» ред. 3

Условия наступления материальной ответственности

В соответствии с положениями Трудового кодекса РФ (ст. 238–250 ТК РФ) работник организации обязан возместить прямой действительный ущерб, причиненный работодателю. Под таким ущербом понимается реальное уменьшение имущества работодателя или ухудшение его состояния (включая необходимость затрат на восстановление, приобретение нового имущества либо излишние выплаты). При этом упущенная выгода (неполученные доходы) взысканию с сотрудника не подлежит.

Материальная ответственность работника наступает только при одновременном соблюдении четырех условий (ст. 233, 238 ТК РФ):

• наличие прямого действительного ущерба, подтвержденного документами;

• противоправность поведения работника (нарушение трудового законодательства, должностной инструкции, правил внутреннего трудового распорядка);

• наличие вины работника (в форме умысла или неосторожности), подтвержденной документами;

• наличие прямой, непосредственной связи между действиями (бездействием) работника и возникшим ущербом.

Виды материальной ответственности

По умолчанию трудоустроенный сотрудник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ).   Обязанность возместить ущерб в полном размере наступает в результате (ст. 243 ТК РФ):

• недостачи вверенных или полученных ценностей;

• умышленно причиненного ущерба;

• нахождения работника в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;

• преступления (установленного приговором суда) или административного проступка;

• разглашения охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной);

• причиненного ущерба не при исполнении трудовых обязанностей.

Кроме того, полная ответственность может быть установлена договором о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности. Такой договор возможен только с совершеннолетними работниками, занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей, перевозкой или применением переданных им ценностей.

С 1 сентября 2025 года до 1 сентября 2031 года приказом Минтруда России от 16.04.2025 №251н утвержден новый перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также новые формы договоров, которые разрешено заключать в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

Порядок назначения и снятия материально ответственного лица

При приеме на работу (или переводе на должность из перечня, утв. приказом Минтруда России от 16.04.2025 №251н) работодатель обязан ознакомить сотрудника с условиями материальной ответственности, а также создать все условия для сохранности имущества (сейфы, сигнализация, исправное оборудование и др.).

Документальное оформление передачи ценностей (акт, накладная, расписка) обязательно, даже если договор с исполнителем не заключен, но ему по разовой доверенности передано имущество.

При увольнении работника, за которым закреплены материальные ценности, необходимо:

• провести обязательную инвентаризацию при смене материально ответственных лиц (в порядке, установленном п.27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 №34н) и ст.11 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ);

• оформить акт передачи материальных ценностей новому материально ответственному лицу;

• при выявлении недостачи зафиксировать результаты в сличительной ведомости, провести служебное расследование, получить объяснения, издать приказ о взыскании (если сумма не превышает средний месячный заработок) либо обратиться в суд.

Учет материальной ответственности работников в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» ред. 3

Для работников кадровой службы важно контролировать передачу материальных ценностей при расторжении трудового договора с сотрудником. Ведение информации о материальной ответственности не является прямым требованием законодательства, но представляет собой элемент внутреннего контроля организации, позволяющий:

• систематизировать сведения о сотрудниках, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности;

• обеспечить соблюдение норм ТК РФ при увольнении;

• создать прозрачную процедуру передачи материальных ценностей при кадровых изменениях.

Начиная с версии 3.1.37.14 в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 организовано хранение сведений о материальной ответственности в разрезе организаций и по физическим лицам. 

Для этого в настройки кадрового учета (раздел Настройка – Кадровый учет) добавлен новый флаг Учитывать материальную ответственность сотрудников (рис. 1).

Возможности учета материальной ответственности доступна пользователям с правами: Кадровик, Кадровик (без доступа к зарплате), Кадровик-расчетчик, Старший кадровик, Старший кадровик-расчетчик. При необходимости права могут быть расширены в настройках пользователей.

После установки флага и применения настройки в карточке cотрудника (раздел Кадры) появится новая ссылка Материальная ответственность. 

В открытом окне Материально ответственные лица по кнопке Создать устанавливается Зона ответственности сотрудника – общая информация об ответственности сотрудника (текстовое описание имущества или участка работы, за которые сотрудник несет ответственность) и ее актуальность в случае, если она прекращена или возобновлена (рис. 2).

Если сотрудник отвечает за несколько разных участков (например, склад и касса), целесообразно создать отдельные записи по каждой зоне. Сведения также будут дублироваться в карточке физического лица (раздел Кадры) по ссылке Материально ответственные лица.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 фиксируется факт наличия ответственности работника для контроля кадровой службой. Хранение самих материальных ценностей (номенклатура, инвентарные номера и др.) предусмотрено в учетных решениях «1С:Предприятие 8».

Контроль при увольнении материально ответственного лица

При оформлении увольнения работника, который числится материально ответственным лицом, при проведении документа Увольнение (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения) программа автоматически выдаст пользователю сообщение-предупреждение для контроля передачи материальных ценностей, например, чтобы направить сотрудника в бухгалтерию для оформления соответствующих документов и актов (рис. 3).

Анализ материально ответственных лиц

Подготовить список лиц, на которых есть полная материальная ответственность, можно с помощью нового аналитического отчета Материально ответственные лица (раздел Кадры – Кадровые отчеты). Отчет формирует перечень сотрудников, за которыми закреплены зоны ответственности. На панели отчета можно установить дату увольнения материально ответственных лиц или только актуальные зоны ответственности для анализа сведений.

Также на начальной странице в списке Текущие дела после формирования приказа на увольнение автоматически регистрируется событие о необходимости контроля передачи материальных ценностей, если увольняемый работник имеет материальную ответственность. По одноименной ссылке откроется аналитический отчет Материально ответственные лица для расшифровки и анализа сведений.

В материале использованы фото: Oleggg / Shutterstock / Fotodom.