Регистрация отгулов в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

❗ Получение отгула является правом, а не обязанностью работника. Работодатель не может заменить повышенную оплату отгулом без согласия работника. Кроме того, отгул не может быть предоставлен авансом до того, как сотрудник фактически отработал сверхурочно или в выходной день.

При этом важно различать два основания для предоставления отгула, поскольку для каждого из них установлены разные правила. Согласно ч.1 ст.152 ТК РФ, сверхурочная работа может быть компенсирована предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно. При этом срок использования такого отгула законодательно не ограничен. Работник может использовать его в любое удобное время по согласованию с работодателем.

В «зарплатных» решениях «1С:Предприятие 8» изменение условия оплаты сверхурочного времени будет поддержано к моменту вступления в силу новых норм с выходом очередных версий.   

В соответствии с ч.4 ст.153 ТК РФ работавшему в выходной или нерабочий праздничный день может быть предоставлен другой день отдыха. При этом с 1 марта 2025 года вступили в силу изменения, внесенные Федеральным законом от 30.09.2024 №339-ФЗ. Согласно новой редакции, день отдыха по желанию работника может быть использован в течение одного года со дня работы в выходной или нерабочий праздничный день либо присоединен к отпуску, предоставляемому в указанный период.

Новые правила распространяются только на отгулы за работу в выходные и праздничные дни, заработанные начиная с 1 марта 2025 года. Отгулы, накопленные до этой даты, могут использоваться в любое время по соглашению сторон. При увольнении сотрудника работодатель обязан их компенсировать.

Настройка учета отгулов в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Для регистрации отгулов в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 необходимо установить флаг Отгулы в Настройке состава начислений и удержаний (раздел Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – закладка Учет отсутствий), рис. 1.

Рис. 1. Настройка отгулов

Если в организации практикуются отгулы продолжительностью менее целого дня (например, на несколько часов), следует установить флаг В том числе внутрисменные (рис. 1).

❗ Для регистрации отгула на основании сверхурочной работы на закладке Почасовая оплата нужно установить флаг Сверхурочная работа. Здесь же можно установить флаг Переработки при суммированном учете времени. А для регистрации отгула на основании работы в выходные и праздники на закладке Прочие начисления необходимо установить флаг Работа в праздничные или выходные дни.

После применения настройки в справочнике Начисления (раздел Настройка) автоматически отобразится предопределенный вид начисления Отгул.

Регистрация права на отгул в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Право на отгул возникает у сотрудника в момент регистрации сверхнормативной работы. В зависимости от вида переработки используется один из трех документов:

• Работа в выходные и праздники (раздел Кадры – См. также или раздел Зарплата – Учет времени);

• Работа сверхурочно (раздел Кадры – См. также – Сверхурочные, переработки или раздел Зарплата – Учет времени);

• Регистрация переработок (раздел Кадры – См. также – Сверхурочные, переработки или раздел Зарплата – Учет времени).

При заполнении любого документа в таблице можно выбрать Способ компенсации – Отгул (рис. 2). В этом случае работа будет оплачена в одинарном размере.

Рис. 2. Выбор способа компенсации в документе «Регистрация переработок»

После записи документа программа автоматически учтет информацию о неиспользованных днях (часах) для последующего использования. Просмотреть накопленные остатки можно с помощью кадрового отчета (раздел Кадры) Остатки отпусков (таблица Неиспользованные часы отгулов).

Предоставление отгула сотруднику в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

После получения заявления от сотрудника оформить предоставление отгула можно с помощью документов:

• Отгул (раздел Кадры – Отгулы);

• Отгул списком (раздел Кадры – Отгулы);

• Отпуск (раздел Кадры – Отпуска);

• Отпуск сотрудников (раздел Кадры – Отпуска).

Документ Отгул используется для предоставления отгула одному сотруднику (рис. 3).

Рис. 3. Оформление документа «Отгул»

В форме документа нужно указать период отгула. Программа автоматически определит количество дней и предложит списать период в счет накопленных ранее отгулов. Если сотрудник брал отгул на часть рабочего дня (внутрисменный), следует установить флаг Отсутствие в течение части смены с указанием даты и количества часов отсутствия.

Также в документе предусмотрены поля В счет отработанных ранее дней и В счет отработанных ранее часов (рис. 3), в которых можно детализировать, за какие именно дни (часы) работы предоставляется отгул. Выбор отработанных дней отображается автоматически с 1 марта 2025 года. Если с момента работы в выходной прошло больше года (для отгулов, заработанных после 1 марта 2025 года), программа выдаст предупреждение. На основании документа можно распечатать приказ о предоставлении дополнительного времени отдыха. 

Документ Отгул списком необходим для массового предоставления отгулов нескольким сотрудникам одновременно. Алгоритм заполнения документа идентичен индивидуальному.

Если сотрудник желает присоединить накопленные отгулы к ежегодному отпуску, следует оформить документ Отпуск (Отпуск сотрудников). На закладке Дополнительные отпуска, отгулы нужно установить флаг Предоставить отгул (дней) и указать количество дней (часов).

Во всех трех случаях в табеле учета рабочего времени (форма №Т‑13, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1) предоставленный отгул отражается кодом «НВ» (дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы).

В материале использованы фото: Antonio Guillem / Shutterstock / Fotodom.