Учет иностранных работников в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3.

Какие федеральные законы регулируют учет иностранных граждан в РФ?

Правовое положение иностранных граждан на территории РФ регулируется следующими нормативными актами:

• Договор о Евразийском экономическом союзе от 29.05.2014 (далее – Договор о ЕАЭС) в редакции от 29.05.2024 – устанавливает особый режим трудовой деятельности для граждан государств – членов ЕАЭС (Беларусь, Казахстан, Армения, Киргизия);

• Федеральный закон от 25.07.2002 №115-ФЗ (далее – Закон №115-ФЗ) – определяет миграционные статусы, порядок въезда, пребывания и осуществления трудовой деятельности;

• Федеральный закон от 18.07.2006 №109-ФЗ – регулирует порядок постановки на миграционный учет;

• Федеральный закон от 19.02.1993 №4528-1 «О беженцах» – устанавливает статус лиц, получивших временное убежище;

• Глава 50.1 ТК РФ, в которой закреплены особенности регулирования труда иностранных работников (ст.327.1–327.7 ТК РФ).

С 1 марта 2026 года вступили в силу изменения в ст.327.6 ТК РФ, внесенные Федеральным законом от 17.11.2025 №419-ФЗ, которые расширили перечень оснований для расторжения трудового договора с иностранными работниками.

Какие миграционные статусы иностранных граждан бывают?

Согласно ст.2 Закона №115-ФЗ, иностранные граждане на территории РФ могут находиться в одном из трех статусов:

1. Постоянно проживающий (получил вид на жительство (ВНЖ)) – имеет право постоянно проживать в РФ, работать без дополнительных разрешений, свободно въезжать и выезжать;

2. Временно проживающий (получил разрешение на временное проживание (РВП)) – имеет право временно проживать в РФ до получения ВНЖ, работать в пределах региона выдачи РВП;

3. Временно прибывающий (прибыл на территории РФ, но не имеет ВНЖ или РВП) – находится в РФ на основании визы или в безвизовом порядке; для работы в РФ требуется патент или разрешение на работу.

Какие работники считаются ВКС (высококвалифицированный иностранный специалист)?

Согласно ст.13.2 Закона №115-ФЗ, высококвалифицированный специалист – это иностранный гражданин, имеющий опыт работы, навыки или достижения в конкретной области деятельности, если условия его привлечения к трудовой деятельности в РФ предполагают получение им заработной платы в установленном законодательством минимальном размере. Минимальный размер заработной платы для ВКС в 2026 году составляет 750 000 руб. за один квартал до вычета НДФЛ. Для въезда и работы ВКС работодатель должен представляет в органы МВД пакет документов, включая ходатайство о привлечении высококвалифицированного специалиста (п.6 ст.13.2 Закона №115-ФЗ).

С 1 марта 2027 года изменятся требования к минимальной оплате труда иностранных работников, привлекаемых в качестве ВКС. Минимальный порог зарплаты ВКС устанавливается в размере:

• 358 500 рублей в месяц в отношении отдельных категорий иностранных граждан, для которых размер зарплаты для признания ВКС ранее был снижен либо вовсе не установлен (медицинские, педагогические, научные работники, иностранные граждане, привлекаемые для работы на территории международного медицинского кластера, инновационного центра «Сколково», федеральной территории «Сириус», резиденты ОЭЗ и пр).
• 717 000 рублей в месяц для иных категорий иностранных граждан.

Кто такие граждане ЕАЭС?

К гражданам государств – членов Евразийского экономического союза относятся граждане Республики Беларусь, Республики Казахстан, Республики Армения и Кыргызской Республики (ст.97 Договора о ЕАЭС). Особенности трудовой деятельности граждан ЕАЭС на территории РФ:

• не требуется разрешение на работу или патент;

• трудовой договор заключается по общим правилам ТК РФ;

• на них распространяется тот же режим налогообложения, что и на граждан РФ, при условии признания их налоговыми резидентами РФ;

• работодатель не обязан уведомлять МВД о заключении или расторжении трудового договора с гражданином ЕАЭС (в отличие от других иностранцев);

• миграционный учет осуществляется в упрощенном порядке.

Однако с 1 января 2026 года действуют уточненные правила налогообложения доходов граждан ЕАЭС. Работодателю больше не требуется проводить годовой перерасчет по ставке 30% в случае, если сотрудник не подтвердил статус налогового резидента. Доходы таких работников облагаются по общей шкале НДФЛ, как и доходы российских сотрудников. При этом стандартные налоговые вычеты предоставляются только при наличии статуса налогового резидента РФ.

Где установить статус застрахованного лица в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3?

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 статус застрахованного лица для иностранного работника устанавливается в карточке сотрудника или физического лица (раздел Кадры – Сотрудники или Физические лица) в разделе Страхование. Статус застрахованного лица напрямую влияет на порядок исчисления НДФЛ, размер страховых взносов, право на получение пособий и перечень необходимых документов при приеме на работу.

Как определить статус для НДФЛ и страховых взносов для гражданина Казахстана, работающего в г. Байконур?

В соответствии с Договором о ЕАЭС граждане Республики Казахстан являются гражданами государства – члена ЕАЭС. Следовательно, для расчета НДФЛ и страховых взносов такой работник приравнивается к гражданам РФ с первого дня работы (п.3 ст.98 Договора о ЕАЭС).

Какая допустимая доля иностранных работников установлена на 2026 год?

На 2026 год допустимая доля иностранных работников установлена постановлением Правительства РФ от 05.12.2025 №1995. В текущем году сохранен запрет на наем иностранных работников (квота 0%) для видов деятельности:

• розничная торговля в нестационарных торговых объектах и на рынках (код 47.8);

• прочая розничная торговля вне магазинов, палаток, рынков (код 47.99);

• розничная торговля лекарствами в аптеках (код 47.73).

Предусмотрены ограничения по численности иностранных работников для видов деятельности:

• в области спорта (прочая), код 93.19 – в размере 25% общей численности работников;

• прочего сухопутного пассажирского транспорта (код 49.3) и автомобильного грузового транспорта (код 49.41) – в размере 24%;

• в управлении недвижимым имуществом за вознаграждение или на договорной основе (код 68.32), а также по обслуживанию зданий и территорий (код 81) – в размере 70%.

Установлены квоты по численности иностранных работников для видов деятельности:

• выращивание овощей (код 01.13.1) – 40% от общей численности работников;

• строительство (раздел F) – 50% от общей численности работников;

• розничная торговля алкогольными напитками, включая пиво, ‎в специализированных магазинах (код 47.25.1) – 0% от общей численности работников;

• розничная торговля табачными изделиями в специализированных магазинах (код 47.26) – 0% от общей численности работников;

• в лесоводстве и лесозаготовке (код 02), обработке древесины и производстве изделий из дерева и пробки, кроме мебели, производстве изделий из соломки и материалов для плетения (код 16), торговле оптовой древесным сырьем и необработанными лесоматериалами (код 46.73.1) и торговле оптовой пиломатериалами (код 46.73.2) – 40% от общей численности работников;

• предоставление продуктов питания и напитков (код 56) – 50% от общей численности работников.

Организации обязаны привести численность иностранных работников в соответствие с установленными показателями на начало календарного года. Работодателям рекомендуется регулярно отслеживать соблюдение квот, чтобы избежать административной ответственности по ст.18.15 КоАП РФ.

Какие документы необходимы для приема иностранца на работу?

Помимо стандартного пакета документов, предусмотренного ст.65 ТК РФ для всех работников (паспорт, трудовая книжка, СНИЛС, документы об образовании и др.), для иностранных граждан требуются дополнительные документы, перечень которых установлен ст.327.3 ТК РФ:

• договор (полис) добровольного медицинского страхования (ДМС) – действующий на всей территории РФ (исключение: граждане стран ЕАЭС и ВКС, для которых ДМС может быть заменен договором о предоставлении платных медицинских услуг);

• разрешение на временное проживание (РВП) – для временно проживающих иностранцев;

• вид на жительство (ВНЖ) – для постоянно проживающих;

• разрешение на работу или патент – для временно пребывающих иностранцев (в зависимости от визового режима);

• миграционная карта – с отметкой о цели въезда «работа»;

• документ, подтверждающий регистрацию по месту жительства (пребывания);

• документ об образовании и (или) о квалификации, если работа требует специальных знаний.

Если у иностранного работника нет СНИЛС, работодатель должен оформить его самостоятельно. Также для отдельных категорий иностранцев (например, для ВКС) могут потребоваться дополнительные документы, предусмотренные Законом №115-ФЗ. 

Какой алгоритм работы при приеме на работу сотрудника-иностранца в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3?

Прием иностранного работника в программе «1С:ЗУП» выполняется по следующему алгоритму:

1. Создать нового сотрудника на основании личных данных физического лица (раздел Кадры – Сотрудники). В программе допускается использование букв латинского алфавита при вводе ФИО, если они указаны в паспорте именно так. Отчество может отсутствовать. В данных работника следует указать гражданство и статус застрахованного лица, отличный от статуса гражданина РФ, а также заполнить сведения о документе, удостоверяющем личность, и о миграционном статусе (при наличии).
2. Оформить документ Прием на работу (раздел Кадры – Все кадровые документы или Приемы, переводы, увольнения) или Договор (работы, услуги), раздел Зарплата – Договоры (в т.ч. авторские).
3. Оформить СНИЛС (при необходимости) с помощью документа Анкета застрахованного лица (АДВ-1), раздел Кадры – Документы персучета – Пачка документов АДВ-1 или раздел Отчетность, справки – Документы персучета – Пачка документов АДВ-1, а также с помощью сервиса 1С-Отчетность.
4. Сформировать и отправить Сведения о застрахованном лице в СФР (если работник имеет право на пособия) не позднее трех рабочих дней после получения (раздел Кадры – Пособия – Застрахованные лица (СЭДО) или Сотрудники – Оформить документ – Взносы, пособия). На больничные в связи с несчастным случаем или профзаболеванием имеют право все иностранные работники, за которых уплачиваются взносы от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п.1 ст.7 Федерального закона от 24.07.1998 №125-ФЗ).
5. Сформировать и отправить подраздел 1.1 Раздела 1 формы ЕФС-1 в СФР – не позднее следующего рабочего дня после приема или заключение договора ГПХ (раздел Кадры – Электронные трудовые книжки – Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1).
6. Сформировать и отправить Уведомление о заключении трудового договора (договора ГПХ) в МВД (ст.13 Закона №115-ФЗ) – не позднее трех рабочих дней с даты приема или заключения договора ГПХ (раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность – Уведомления или на основании кадрового документа по кнопке Создать на основании).
7. Для ВКС (дополнительно) сформировать и отправить Ходатайство о привлечении высококвалифицированного специалиста (раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность – Уведомления или на основании кадрового документа по кнопке Создать на основании, если работник сам подает ходатайство).

Как оформить увольнение сотрудника-иностранца в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3?

Увольнение иностранного работника в программе «1С:ЗУП» выполняется по следующему алгоритму:

1. Оформить документ Увольнение (раздел Кадры – Все кадровые документы или Приемы, переводы, увольнения). Если увольнение происходит по причине прекращения действия разрешения на привлечение иностранных работников, необходимо выплатить работнику двухнедельное выходное пособие в соответствии со ст.327.6 ТК РФ.

2. Сформировать и отправить подраздел 1.1 Раздела 1 формы ЕФС-1 (не позднее следующего рабочего дня после увольнения или окончания договора ГПХ) и Сведения о застрахованном лице в СФР.

3. Сформировать и отправить Уведомление о расторжении трудового договора (договора ГПХ) в МВД – не позднее трех рабочих дней с даты увольнения или расторжения договора ГПХ.

❗ С 1 сентября 2026 года вступят в силу новые формы уведомлений о приеме и увольнении иностранных работников (приказ МВД РФ от 12.05.2025 №290).

Как выплачивается заработная плата иностранным работникам?

Выплата зарплаты иностранным работникам должна производиться с соблюдением требований Федерального закона от 10.12.2003 №173-ФЗ. Для ВКС и иностранных работников-нерезидентов выплата производится в безналичной форме. Для граждан ЕАЭС и лиц с ВНЖ ограничений меньше, но безналичная форма рекомендуется.

❗ При выплате заработной платы ВКС работодатель обязан направлять в МВД Уведомление о выплате заработной платы высококвалифицированному специалисту (один раз в квартал). Подготовить уведомление в программе «1С:ЗУП» можно с помощью сервиса 1С:Отчетность (раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность – Уведомления) или на основании документов Увольнение и Договор (работы, услуги) по кнопке Создать на основании.

В материале использованы фото: Branislav Nenin / Shutterstock / Fotodom.