«Зарплатная» отчетность за 2025 год в вопросах и ответах

Как отображается аванс и зарплата в расчете 6-НДФЛ за 2025 год, если аванс выплатили в декабре 2025 года, а зарплату за декабрь – в январе 2026 года?

Согласно подп.1 п.1 ст.223 НК РФ датой получения доходов, связанных с оплатой труда, в т.ч. премия (2000, 2002, 2004), считается дата фактической выплаты дохода (заработной платы за первую и вторую половины месяца отдельно). Исчисленные суммы вознаграждения и НДФЛ за первую половину декабря 2025 года, выплаченные и удержанные в декабре 2025 года, отражаются во всех Разделах расчета 6-НДФЛ за 2025 год. Зарплата за вторую половину за декабрь 2025 года, выплаченная в январе 2026 года, а также исчисленный/удержанный налог с нее необходимо указать в расчете 6-НДФЛ за I квартал 2026 года.

Как заполнить расчет 6-НДФЛ при задержках выплаты зарплаты (если зарплата начислена, но не выплачена)?

В расчете 6-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 19.09.2023 №ЕД-7-11/649@ (в ред. приказа ФНС России от 09.01.2024 №ЕД-7-11/1@) указываются суммы доходов, которые начислены и фактически выплачены физическим лицам (п.3, п.26, подп.2 п.35 Приложения №2 к приказу ФНС России от 19.09.2023 №ЕД-7-11/649@).

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 для начисленных, но невыплаченных сумм, в документах-начислениях (раздел Зарплата – Все начисления) необходимо указать планируемую дату выплаты после отчетного периода. Тогда начисленные суммы не будут отображаться в расчете 6-НДФЛ (раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность – Отчеты – Создать – папка Отчетность по физлицам – 6-НДФЛ (с 2021 года)) при его автоматическом заполнении.

Также, если заработная плата не будет выплачиваться работникам в отчетном периоде, можно временно снять с проведения документ Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата). При этом после формирования расчета 6-НДФЛ за отчетный период и непосредственной отправки в ИФНС следует заново провести документ Начисление зарплаты и взносов.

Нужно ли приводить уведомления в соответствие с расчетом 6-НДФЛ в связи с прошедшими перерасчетами, например, РК и СН?

Согласно письму ФНС России от 27.02.2023 №КЧ-4-8/2202@, все корректирующие уведомления представляются и уплачиваются до представления расчета 6-НДФЛ за отчетный период. Если ошибка допущена в сумме НДФЛ, подлежащего уплате, следует подать новое уведомление по ЕНП до представления расчета 6-НДФЛ. Если расчет по форме 6-НДФЛ будет или уже представлен, то корректирующее уведомление по ЕНП за этот период представлять не требуется.

Однако, если в результате перерасчета налога изменился КБК, рекомендуется уточнить расчет 6-НДФЛ за предыдущие отчетные периоды. При этом нет необходимости представлять корректирующие уведомления, поскольку обязательства налогового агента будут скорректированы автоматически после уточнения КБК для сумм удержанного НДФЛ в Разделе 1 расчета 6-НДФЛ (без изменения сумм).

Если организация сменила адрес в апреле 2025 года, то расчет 6-НДФЛ нужно представлять по двум ОКТМО до конца года?

Если организация сменила адрес в течение года, то по итогам отчетного периода (календарного года), в котором произошла смена адреса, нужно представлять 2 комплекта формы расчета 6-НДФЛ. Отчитываться подобным образом необходимо до окончания налогового периода. При переезде в апреле 2025 года организации нужно представить по 2 комплекта отчетности по итогам полугодия, 9 месяцев и 2025 года.

Для сдачи отчетности по новому и старому ОКТМО отдельно в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 необходимо вести учет доходов, исчисленного и удержанного НДФЛ в разрезе регистраций в налоговом органе, по которым будет сдаваться отчетность. Также при заполнении расчета 6-НДФЛ по разным ИФНС, указанным на Титульном листе отчета, данные в Разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ заполняются по соответствующим ОКТМО.

Нужно ли разделять НДФЛ на НДФЛ с оклада и НДФЛ с северных надбавок, начисленный на зарплату за декабрь 2024 года, полученную в январе 2025 года, в отчете 6-НДФЛ?

Да, в отношении доходов в виде районных коэффициентов и процентных надбавок резидентов, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям, а также в других районах с неблагоприятными (особыми) климатическими условиями (п.6.2 ст.210 НК РФ), применяются ставки (п.1.2 ст.224 НК РФ):

• 13% – если доход до 5 млн руб. за год (включительно);

• 15% – если доход свыше 5 млн руб. за год.

РК и СН облагаются НДФЛ по льготным ставкам (двухступенчатая шкала), а остальная часть заработной платы – по другим общим ставкам (пятиступенчатая шкала, п.1 ст.224 НК РФ).

Как отразить доначисления по суду за прошлый год в текущем периоде?

Если по результатам перерасчета предусмотрено доначисление работнику за прошлый год, то вознаграждение и налог с него регистрируются в текущем периоде на фактическую дату выплаты. В этом случае расчет 6-НДФЛ за прошлый год не корректируется. Исчисленный НДФЛ будет удержан при фактической выплате доначисления работнику.

Какие «зарплатные» отчеты необходимо представить при ликвидации организации?

Организация должна представить отчетность, которая сдавалась все время:

• Раздел 2 формы ЕФС-1 – после проведения всех расчетов, в течение месяца с даты составления промежуточного ликвидационного баланса, но не позднее окончания процесса ликвидации;

• Персонифицированные сведения – до представления документов на ликвидацию, но в течение месяца с даты составления промежуточного ликвидационного баланса;

• Расчет по страховым взносам – до составления промежуточного ликвидационного баланса;

• Расчет 6-НДФЛ – после проведения всех расчетов, но не позднее окончания процесса ликвидации.

По уволенным сотрудникам также предоставляются Сведения о трудовой деятельности (подраздел 1.1 Раздела 1 формы ЕФС-1) не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении, и Сведения о страховом стаже (подраздел 1.2 Раздела 1 формы ЕФС-1) в течение одного месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса, но не позднее дня представления документов для государственной регистрации при ликвидации юридического лица.

В отчете 6-НДФЛ справки о доходах сформировались без разделения между основным заработком (код 2000) и районным коэффициентом (код 2006). Будут еще изменения или необходимо формировать руками?

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 с версий 3.1.30.81 и 3.1.31.32 (ноябрь 2024 года) в карточке начислений Районный коэффициент и Северная надбавка (раздел Настройка – Начисления) на вкладке Налоги, взносы, бухучет предусмотрена возможность выбора кода дохода РКСН и соответствующей категории дохода.

Надо ли в отчете ЕФС-1 (травматизм) отражать суммы, например, командировочных, если они не облагаются страховыми взносами?

Да, несмотря на попадание в общую сумму всех выплат и иных вознаграждений по строке 1, она также отражается по строке 2 «Сумма, не подлежащая обложению страховыми взносами в соответствии со статьей 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. №125-ФЗ» и вычитается из общей базы по строке 3.

В материале использованы фото: KinoMasterskaya / Shutterstock / Fotodom.