Навигатор по ведению и проверке учета перед сдачей «зарплатной» отчетности в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» ред. 3

Начальная страница программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

При запуске программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 на начальной странице в списке Текущие дела предусмотрена возможность отображения напоминаний и проверок по категориям, которые будут анализироваться при запуске или работе в программе. Список Текущие дела может включать в себя важные и обычные дела, однострочные и многострочные, с количественными показателями и без. Список дел обновляется автоматически исходя из установленного периода на вкладке Другое. Важные дела выделяются цветом. Дела отображаются в виде ссылок, перейдя по которым можно открыть соответствующие списки и документы в программе.

При необходимости внешний вид начальной страницы можно изменить. Настройка разделов доступна по команде Главного меню (Настройки – Настройка начальной страницы…). В появившемся окне настроек можно добавить или удалить формы (раздел Доступные формы), менять их порядок следования и переносить из левой колонки в правую. При этом изменить количество колонок на начальной странице нельзя.

Вернуть начальную страницу по умолчанию можно по кнопке Еще – Установить стандартные настройки.

Обновления программы и патчи

Для регистрации документов в соответствии с изменениями законодательства и формирования «зарплатной» отчетности в срок необходимо своевременно устанавливать обновление программы и доступные исправления (патчи).

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 в разделе Администрирование предусмотрена настройка автоматического обновления классификаторов и релизов программы, а также загрузка и установка доступных патчей через Портал 1С:ИТС при подключенной Интернет-поддержке для пользователей 1С.

Обновление законодательных значений происходит через Обновление классификаторов также при подключенной Интернет-поддержке для пользователей 1С либо с обновлением программы 1С.

Справочники Организация и Подразделения

Для корректного расчета и заполнения сведений в регламентированных отчетах, в том числе данных на Титульном листе, в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 необходимо оперативно вносить изменения в справочниках Организация и Подразделения (раздел Настройка).

Основные сведения

В карточке организации можно заполнить основные сведения, коды, регистрационные номера или внести изменения данных, например, Регистрации в налоговом органе (раздел Настройка – Организации – Главное – Изменить данные регистрации), установить возможность использования начислений Районный коэффициент и Северная надбавка, а также настроить учетную политику организации по одноименной ссылке (раздел Настройка – Организации – Учетная политика и другие настройки – Учетная политика).

Страховые взносы

В настройках учетной политики организации (раздел Настройка – Организации – Учетная политика и другие настройки – Учетная политика) на вкладке Страховые взносы можно указать Вид тарифа страховых взносов и Ставку взносов в СФР НС и ПЗ с сохранением истории изменений.

Для применения результатов специальной оценки условий труда (СОУТ) в настройках учетной политики организации (раздел Настройка – Организации – Учетная политика и другие настройки – Учетная политика – Страховые взносы) необходимо установить соответствующий флаг Применяются результаты специальной оценки условий труда.

Обособленные подразделения

Обособленные подразделения организации могут быть зарегистрированы в СФР как СКЕ, для которых применяется своя ставка взносов на травматизм. Для отметки о регистрации обособленных подразделений в качестве СКЕ в настройках учетной политики организации (раздел Настройка – Организации – Учетная политика и другие настройки – Учетная политика – Страховые взносы) необходимо установить соответствующий флаг Подразделения регистрируются в СФР как самостоятельные классификационные единицы.

НДФЛ

Учет НДФЛ по новым прогрессивным шкалам заложен в программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 по умолчанию и рассчитывается вне зависимости от установки флага Показать расчет по прогрессивной шкале НДФЛ (раздел Настройка – Организации – Учетная политика и другие настройки – Учетная политика – НДФЛ).

❗ В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 доходы от трудовой деятельности «льготных» нерезидентов облагаются по пятиступенчатой прогрессивной шкале НДФЛ. В этот расчет включаются доходы по общей (основной) оплате труда и по РК и СН. Отдельно налоговая база по РК и СН действует только для резидентов. Отображение сумм РК и СН в документах-начислениях предусмотрено по умолчанию для возможного перерасчета НДФЛ, если Статус налогоплательщика (раздел Кадры – Сотрудники – Налога на доходы) изменится в течение года.

Вычеты

Стандартный вычет предоставляется резиденту до достижения предела дохода в размере 450 тыс. руб. В этот предел входят доходы по общей (основной) налоговой базе и не входят доходы по РК и СН.

❗ В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 налоговые вычеты предоставляются сотруднику последовательно в разрезе дат получения дохода: сначала вычет применяется к общей (основной) налоговой базе, затем – к налоговой базе по РК и СН, если был использован не полностью (ст.210 НК РФ). При следующих начислениях пересчет ранее предоставленного вычета в разрезе налоговых баз не производится. Если право на вычет введено в середине года, то вычет применяется последовательно к доходам с начала налогового периода на каждую дату получения дохода.

Натуральный доход

Если сотрудники организации на безвозмездной основе получают доходы, не связанные с оплатой труда, для автоматического удержания НДФЛ, исчисленного с дохода в натуральной форме при ближайшей выплате вознаграждения сотруднику, в настройках учетной политики организации (раздел Настройка – Организации – Учетная политика и другие настройки – Учетная политика – НДФЛ) необходимо установить флаг Удерживать налог, исчисленный с натурального дохода, при ближайшей выплате независимо от характера выплаты.

Расчет зарплаты

В настройках учетной политики организации (раздел Настройка – Организации – Учетная политика и другие настройки – Учетная политика – Расчет зарплаты) можно изменить установленный по умолчанию размер Доплаты за работу в ночное и вечернее время. После записи изменений начисления Доплата за работу в ночное время и Доплата за работу в вечернее время будут производиться автоматически в документе Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата) согласно Графику работы (раздел Настройка) или Табелю сотрудника (раздел Зарплата – Учет времени) с указанными ночными и вечерними часами.

Также на вкладке Расчет зарплаты можно указать Краткосрочные изменения условий труда, например, что в организации используются обособленные территории, не являющиеся структурными подразделениями.

Бухучет и выплата зарплаты

Дата выплаты зарплаты за первую и вторую половину месяца по умолчанию устанавливается в настройках учетной политики организации (раздел Настройка – Организации – Учетная политика и другие настройки – Учетная политика) по ссылке Бухучет и выплата зарплаты.

❗ В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 расчет НДФЛ в документах-начислениях (раздел Зарплата) происходит на планируемую дату выплаты дохода. Вычет работнику применяется при исчислении налога на первый доход, который будет получен на планируемую дату выплаты. При этом программа автоматически учитывает и переносит выплату дохода как с нерабочих праздничных дней, так и с обычных выходных дней во всех расчетных документах, в форме которых есть поле Планируемая дата выплаты. Нерабочие дни определяются согласно Графику работы сотрудника и Производственному календарю (раздел Настройка).

Для корректного учета НДФЛ необходимо указывать максимально ожидаемую планируемую дату выплаты по документу. Дата получения дохода в учете НДФЛ может измениться только в том случае, если фактическая дата выплаты по Ведомости на выплату зарплаты (раздел Выплаты – Все ведомости на выплату зарплаты) отличается от планируемой даты выплаты, указанной в документе-начислении (раздел Зарплата).

Также в программе можно распределить выплаты сотрудникам и настроить способы отражения зарплаты в бухучет для последующего обмена с учетными решениями «1С:Предприятие 8».

Данные на начало эксплуатации

Для ввода начальных остатков в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 предусмотрен одноименный журнал документов Данные на начало эксплуатации (раздел Главное – См. также).

Если на дату начала эксплуатации программы у организации имеется задолженность перед работниками по зарплате, необходимо заполнить документ Начальная задолженность по зарплате. Кадровые данные работников на дату начала эксплуатации программы вводятся с помощью документа Начальная штатная расстановка. Для отражения периодов отсутствий (отпусков) сотрудников на дату начала эксплуатации программы необходимо оформить документ Периоды, оплаченные до начала эксплуатации.

❗Отпуска по уходу за ребенком при начале эксплуатации необходимо регистрировать с помощью одноименного документа (раздел Кадры или Зарплата – Отпуска по уходу и возвраты из отпуска).

Сведения о работниках

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 можно хранить и редактировать информацию по работникам организации, в том числе для своевременного отражения зарегистрированных сведений в «зарплатных» отчетах.

Личные данные

Программа по умолчанию контролирует уникальность физических лиц. При совпадении данных запись изменений в справочнике Физические лица (раздел Кадры) будет невозможна. При повторном приеме сотрудника на работу в программе необходимо проверить и актуализировать ранее зарегистрированные личные данные физлица (раздел Кадры – Физические лица).

Статус застрахованного лица

Для корректного начисления страховых взносов с вознаграждений работника в программе необходимо указать соответствующий Статус застрахованного лица (раздел Кадры – Сотрудники или Физические лица – Страхование).

Статус налогоплательщика

Для корректного расчета НДФЛ с вознаграждений работника в программе необходимо указать соответствующий статус налогоплательщика (раздел Кадры – Сотрудники – Налог на доходы).

❗ Статус налогоплательщика не зависит от гражданства физлица и может измениться в течение налогового периода. Менять статус налогоплательщика необходимо, если в текущем налоговом периоде этот статус больше не изменится, с указанием даты по строке Установлен с.

Справочник Начисления

Для регистрации вознаграждений работникам и корректного расчета сумм в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 необходимо проверить справочник Начисления (раздел Настройка). На вкладке Основное определяются основные параметры использования и расчета начисления.

❗ В документ Начисление за первую половину месяца (раздел Зарплата – Все начисления) автоматически попадут плановые начисления сотрудников, внутри которых на вкладке Основное установлен флаг Начисляется при расчете первой половины месяца. Для удержаний (раздел Настройка) также предусмотрен флаг Удерживается при расчете первой половины месяца.

Вкладка Расчет базы становится доступной для заполнения списка начислений, если в формуле расчета начисления используется показатель «РасчетнаяБаза». Вид времени по классификатору использования рабочего времени, а также вид стажа для заполнения подраздела 1.2 Раздела 1 формы ЕФС-1 необходимо указать на вкладке Учет времени.

Для удобства просмотра и редактирования начислений и удержаний, в расчетную базу которых входит созданное начисление, на вкладке Зависимости предусмотрены списки Зависимые начисления и Зависимые удержания.

Вкладка Приоритет заполняется автоматически по результатам анализа основных параметров начислений. По назначению каждого начисления автоматически определяется учет начисления при расчете среднего заработка согласно законодательству. Самостоятельное определение порядка учета начислений в среднем заработке возможно только для начислений с назначением «Прочие начисления и выплаты».

На вкладке Налоги, взносы, бухучет следует проверить Код дохода и Категорию дохода для учета НДФЛ. Список доступных кодов определяется по назначению каждого начисления. Важно учитывать не только код дохода, но и категорию дохода, потому что от выбранной категории дохода зависит ставка налогообложения.

Доступный список Вид дохода с точки зрения обложения страховыми взносами ограничивается в соответствии с назначением начисления.

Вид начисления по ст. 255 НК необходим при формировании данных для отражения начисления в бухгалтерском учете.

Расчет зарплаты за месяц

Перед окончательным расчетом заработной платы за месяц в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 необходимо провести:

• все кадровые документы – раздел Кадры;

• все начисления – раздел Зарплата;

• договоры (в т.ч. авторские) – раздел Зарплата;

• сведения о работе в выходные и праздники (о работе сверхурочно, переработках) – раздел Зарплата;

• алименты и другие удержания (займы сотрудникам) – раздел Зарплата;

• натуральные и прочие доходы – раздел Зарплата или Выплаты.

Выплата зарплаты за месяц

Удержание исчисленного налога в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 производится после проведения Ведомости на выплату зарплаты (раздел Выплаты – Все ведомости на выплату зарплаты) по дате документа.

❗В ведомости на выплату (раздел Выплаты – Все ведомости на выплату зарплаты) устанавливается месяц выплаты, за который выплачивается вознаграждение.

После проведения ведомости, а также после регистрации новых документов-начислений в программе не рекомендуется перепроводить документы прошлого периода.

Если после выплаты заработной платы сотруднику необходимо произвести перерасчет (доначислить суммы вознаграждения за прошлый месяц), следует создать новый документ-начисление за следующий месяц. Но если фактическая выплата вознаграждения не была осуществлена, то можно пересчитать сотрудника в соответствующем документе-начислении.

Выплаты бывшим сотрудникам

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 предусмотрена возможность оформления выплат бывшим сотрудникам организации. Для этого в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты) следует установить флаг Выплачиваются доходы бывшим сотрудникам предприятия. После применения настройки в разделе Выплаты появится журнал документов Выплаты бывшим сотрудникам, которые регистрируют суммы вознаграждений в учете НДФЛ и/или страховых взносов, а также справочник Виды выплат бывшим сотрудникам.

❗ Выплата бывшим сотрудникам регистрируется в учете страховых взносов (и в бухучете) согласно выбранному месяцу. При этом исчисление и удержание НДФЛ по документу производится на фактическую дату выплаты дохода.

Проанализировать выплаченные суммы можно с помощью Отчета по выплатам (раздел Выплаты): Незарплатные доходы.

Аналитические отчеты

Для проверки зарегистрированных документов и сведений в каждом разделе программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 предусмотрены аналитические отчеты. Каждый отчет можно настроить, исходя из потребностей пользователя, а также сохранить измененный вариант отчета для последующего использования.

Также в программе поддерживается возможность одновременного отображения двух открытых документов или отчетов в одном рабочем окне и изменения размера шрифта и масштаба изображения.

Личные данные сотрудников

Проверить заполнение данных сотрудников (ИНН, СНИЛС, адрес и т.д.) можно с помощью соответствующего кадрового отчета Личные данные сотрудников.

Первая половина месяца

Для анализа зарплаты за первую половину месяца в программе предусмотрены Отчеты по зарплате (раздел Зарплата):

• Анализ зарплаты по сотрудникам (за первую половину месяца);

• Расчетная ведомость Т-51 (за первую половину месяца);

• Расчетный листок (за первую половину месяца).

Взаиморасчеты с сотрудниками

Для проверки взаиморасчетов с сотрудниками по месяцам начисления и выплаты в программе необходимо сформировать отчет Задолженность по зарплате (раздел Выплаты – Отчеты по выплатам).

Для анализа сумм БУ и НУ после проведения взаиморасчетов с сотрудниками в программе нужно сформировать отчеты:

• Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период), раздел Зарплата – Отчеты по зарплате;

• Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками (раздел Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам – НДФЛ).

Аналитика данных после обмена с «1С:Бухгалтерией 8» ред. 3

Для сравнения данных с Оборотно-сальдовой ведомостью по счету 68 в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 следует сформировать Отчет по налогам и взносам (раздел Налоги и взносы):

• Анализ НДФЛ по месяцам;

• Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками.

Для сравнения данных с Оборотно-сальдовой ведомостью по счету 69 в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 следует сформировать Отчет по налогам и взносам (раздел Налоги и взносы):

• Анализ взносов в фонды;

• Проверка расчета взносов.

Для сравнения данных с Оборотно-сальдовой ведомостью по счету 70 в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 следует сформировать Отчет по зарплате (раздел Зарплата):

• Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период);

• Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно).

Контроль ведения учета

При регистрации данных программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 автоматически информирует пользователей о заполнении обязательных реквизитов, а также о возможных ошибках во время заполнения или проведения документа, выводя соответствующее сообщение.

При использовании Правил проверки учета в документах и в справочнике Сотрудники появится столбец с индикатором ошибки, который позволяет сформировать административный отчет Контроль ведения учета (раздел Администрирование – Обслуживание – Корректировка данных и Отчеты и обработки – Отчеты администратора)

Административный отчет позволяет проверить ведение учета, увидеть возможные причины и получить рекомендации для устранения ошибок.

Дата запрета изменения

После проведения документов и отражения корректировок в программе предусмотрена возможность установки даты запрета ввода и редактирования данных прошлых периодов. Для активации запрета изменения данных прошлых периодов необходимо установить флаг Даты запрета изменения в Настройках пользователей и прав (раздел Администрирование).

По ссылке Настроить можно установить общую дату запрета Для всех пользователей, а также указать детальную настройку даты запрета другими способами: По разделам и По разделам и объектам.

«Зарплатная» отчетность за I полугодие 2025 года

Все организации и индивидуальные предприниматели до 25.07.2025 года должны представить в СФР и ИФНС следующие регламентированные отчеты:

• Сведения о трудовой (иной) деятельности (подраздел 1.1 Раздела 1 формы ЕФС-1), утв. приказом СФР от 17.11.2023 №2281, с кадровым мероприятием «ПЕРЕВОД», «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ», а также при передаче заявления о способе ведения трудовой книжки, за июнь 2025 года

• Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений (подраздел 1.3 Раздела 1 формы ЕФС-1), утв. Приказом №2281, за июнь 2025 года

• Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя (подраздел 3 Раздела 1 формы ЕФС-1), утв. Приказом №2281, за I полугодие 2025 года

• Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (Раздел 2 формы ЕФС-1), утв. Приказом №2281, за I полугодие 2025 года

• Персонифицированные сведения о физических лицах (утв. приказом ФНС России от 29.09.2022 №ЕД-7-11/878@) за июнь 2025 года

• Расчет по страховым взносам (утв. приказом ФНС России от 29.09.2022 №ЕД-7-11/878@, в ред. приказа ФНС России от 13.09.2024 №ЕД-7-11/739@) за I полугодие 2025 года

• Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (Форма 6-НДФЛ), утв. приказом ФНС России от 19.09.2023 №ЕД-7-11/649@ (в редакции приказа ФНС России 09.01.2024 №ЕД-7-11/1@) за I полугодие 2025 года.

❗ СФР подготовил новую форму ЕФС-1, а также с 1 июля 2025 года приступил к переводу отчета ЕФС-1 с электронного документооборота на Единую централизованную цифровую платформу в социальной сфере. В решениях «1С:Предприятие 8» обновленная форма ЕФС-1, а также переход на ЕЦП поддерживается с выходом очередных версий. Подробнее о сроках см. в «Мониторинге законодательства».

Проверка регламентированных отчетов

Перед представлением «зарплатной» отчетности в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 необходимо проверить данные регламентированного отчета на наличие ошибок. Каждый регламентированный отчет (раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность – Отчеты – Создать) поддерживает возможность проверки показателей на соответствие разработанным контрольным соотношениям (КС).

❗ Все КС к регламентированным отчетам поддержаны в решениях «1С:Предприятие 8».

По команде Проверка – Проверить контрольные соотношения появится сообщение об отсутствии ошибок либо откроется окно с автоматически сформированным отчетом с детализацией ошибок и рекомендациями по их устранению. Для проверки регламентированного отчета на соответствие требованиям формата электронного представления следует воспользоваться командой Проверка – Проверить выгрузку. При обнаружении ошибок появится окно Навигация по ошибкам. После исправления ошибок нужно повторить выгрузку отчета.

При подключенном сервисе 1С-Отчетность перед отправкой отчета необходимо воспользоваться командой Проверка – Проверить в интернете для выполнения форматно-логического контроля заполнения расчета.

В материале использованы фото: Kaspars Grinvalds / Shutterstock / Fotodom.