Чек-лист: что нужно проверить перед составлением расчета 6-НДФЛ в 1С

Подготовить форму 6-НДФЛ за I квартал 2025 года в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 можно с помощью сервиса 1С-Отчетность. Для этого следует cоздать регламентированный отчет 6-НДФЛ (с 2021 года), раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность – папка Отчетность по физлицам.

1. Для корректного заполнения расчета 6-НДФЛ, в том числе сведений на Титульном листе, в программе необходимо оперативно вносить изменения в основных сведениях, а также данных регистрации в налоговом органе в справочниках Организации и Подразделения (раздел Настройка).

2. Возможность использования начислений Районный коэффициент и Серверная надбавка определяется в справочниках программы (рис. 1):

• раздел Настройка – Организации – Основные сведения;

• раздел Настройка – Подразделения – Главное;

• раздел Настройка – Территория.

Рис. 1. Настройка использования РК и СН в карточке организации в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

❗ Применение и размер РК и СН для сотрудников устанавливаются в кадровых документах или при изменении оплаты труда.

3. Для корректного расчета НДФЛ с вознаграждений работника в программе необходимо указать соответствующий статус налогоплательщика (раздел Кадры – Сотрудники – Налог на доходы), рис. 2.

Рис. 2. Установка статуса налогоплательщика в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Статус налогоплательщика не зависит от гражданства физлица и может измениться в течение налогового периода. Менять Статус налогоплательщика необходимо, если в текущем налоговом периоде этот статус больше не изменится, с указанием даты по строке Установлен с.

❗ У «льготных» нерезидентов нет права на стандартные, имущественные и социальные вычеты.

4. Включение дохода в базу налогообложения выполняется по выбранной категории дохода, установленной в карточке Начисления (раздел Настройка) или внутри документа-начисления, где есть возможность выбора категории (рис. 3).

Рис. 3. Категория дохода в документе «Приз, подарок» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

❗ К разным налоговым базам применяются разные прогрессивные шкалы налогообложения. Включение дохода в налоговую базу в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 происходит не только по коду дохода, но и по категории дохода.

5. Для корректного расчета НДФЛ в документе-начислении необходимо указывать наиболее ожидаемую дату выплаты в поле Планируемая дата выплаты для предотвращения перерасчетов налога при проведении всех ведомостей на выплату зарплаты (раздел Выплаты).

Доход (кроме натурального) в учете НДФЛ признается по дате фактической выплаты (пп.1 п.1 ст.223 НК РФ). Если в организации происходит задержка выплаты зарплаты, то выплата вознаграждений за прошлые месяцы в I квартале 2025 года будет отражаться в текущем налоговом периоде.

❗ Дивиденды и НДФЛ с них рассчитываются отдельно от остальных налоговых баз.

6. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 необходимо создавать документы последовательно в едином хронологическом порядке.

Для корректного учета НДФЛ следует регистрировать документы-начисления последовательно, согласно планируемой дате выплаты дохода, а также проводить и пересчитывать их перед проведением Ведомости на выплату (раздел Выплаты) во избежание перерасчетов. Рассчитывать документ, который будет выплачен в следующем отчетном периоде, заранее не нужно.

7. Перед формированием и отправкой расчета 6-НДФЛ для корректного заполнения отчета необходимо своевременно обновить программу и установить выпущенные патчи.

8. Регламентированный расчет 6-НДФЛ (с 2021 года) следует заполнять на дату после проведения всех перерасчетов и выплат за отчетный период.

❗ Заполнение первичной формы 6-НДФЛ за I квартал 2025 года производится по данным зарегистрированных документов за отчетный период. Корректирующая форма расчета 6-НДФЛ за I квартал 2025 года при заполнении может учитывать корректирующие ведомости и перерасчеты, которые были произведены, например, в апреле 2025 года.

9. Перед представлением регламентированного отчета в программе поддерживает возможность проверки показателей на соответствие разработанным контрольным соотношениям (КС), на соответствие требованиям формата электронного представления и на выполнение форматно-логического контроля заполнения расчета 6-НДФЛ.

В материале использованы фото: bixstock / Shutterstock / Fotodom.