Какую отчетность нужно сдавать при увольнении работника в 2026 году

Сведения о трудовой деятельности в СФР

При увольнении работника работодатель обязан направить в СФР сведения о его трудовой деятельности. Эти сведения представляются путем подачи в фонд подраздела 1.1 подраздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» формы ЕФС-1. Срок – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения) о прекращении трудовых отношений (подп.2 п.5 ст.8 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования»).

В 2026 году данные сведения нужно представлять по новой форме, утв. приказом СФР от 17.11.2025 №1462. А если сведения представляются в электронной форме, то нужно использовать новый формат, утв. приказом СФР от 17.11.2025 №1463. Напомним, в электронной форме отчетность по форме ЕФС-1 должны подавать все работодатели, численность сотрудников которых превышает 10 человек (абз.4 п.2 ст.8 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ).

Также данную отчетность необходимо подавать и при расторжении с сотрудником гражданско-правового договора, предметом которого является выполнение работ или оказание услуг. Срок и порядок сдачи таких сведений при расторжении договоров ГПХ аналогичны тем, которые установлены для случаев прекращения трудовых правоотношений. Сдать ЕФС-1 при расторжении договора ГПХ нужно не позднее рабочего дня, следующего за днем прекращения договора.

Непредставление сведений о трудовой деятельности по форме ЕФС-1, равно как и несоблюдение сроков их представления при прекращении трудовых правоотношений, является основанием для привлечения работодателя к ответственности в виде штрафа в размере 500 рублей (ч.3 ст.17 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ). Несоблюдение электронной формы представления сведений (для компаний с числом сотрудником свыше 10 человек) влечет наложение штрафа в размере 1 000 рублей (ч.3 ст.17 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ). 

Сведения о страховом стаже

Сведения о страховом стаже уволенного работника подлежат направлению в СФР в составе отчетности по форме ЕФС-1. Для этого работодатели заполняют и подают в фонд подраздел 1.2 подраздела 1 «Сведения о страховом стаже» ЕФС-1. В указанный отчет включаются в том числе сведения о периодах работы, включаемых в стаж для определения права на досрочное назначение пенсии или на повышение фиксированной выплаты к пенсии.

Представить данные сведения на уволенного работника работодатель должен не позднее 25 января года, следующего за годом увольнения (п.3 ст.17 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ). То есть если работник увольняется в середине 2026 года, то данную отчетность в его отношении необходимо направить в СФР не позднее 25 января 2027 года. Непредставление этих сведений повлечет наложение штрафа в размере 500 рублей на основании ч.3 ст.17 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ. 

Сведения о страховых взносах на травматизм

Данные об уволенном работнике работодатель должен включить в Раздел 2 формы ЕФС-1 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». Эти сведения необходимо направить в СФР не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом, в котором с работником был расторгнут трудовой договор (п.1 ст.24 Федерального закона от 24.07.1998 №125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

Непредставление указанных сведений влечет взыскание штрафа в размере 5% суммы страховых взносов, начисленной к уплате за последние три месяца отчетного квартала, за каждый полный или неполный месяц (ст.26.30 Федерального закона от 24.07.1998 №125-ФЗ).

6-НДФЛ

При увольнении работнику необходимо выплатить все полагающиеся за отработанное время денежные суммы, включая зарплату, премию, надбавки, пособия и компенсации, включая компенсации за неиспользованные отпуска. Данные выплаты подлежат отражению в расчете по форме 6-НДФЛ, утв. приказом ФНС от 19.09.2023 №ЕД-7-11/649@. Причем датой получения дохода при увольнении является последний рабочий день сотрудника. Но если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете (ст.140 ТК РФ).

При этом в расчет включаются только те выплаты, которые образуют объект налогообложения НДФЛ. Поэтому суммы выходного пособия в 6-НДФЛ по общему правилу включению не подлежат. В расчет нужно включать только выходные пособия в той части, которая превышает 3-кратный размер среднего месячного заработка уволенного работника (п.1 ст.217 НК РФ). Представить 6-НДФЛ со сведениями о доходах уволенного работника работодатель должен в налоговую инспекцию не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом, в котором с работником был расторгнут трудовой договор (п.2 ст.230 НК РФ). Непредставление расчета влечет взыскание штрафа в размере 1 000 рублей за каждый полный или неполный месяц просрочки (п.1.2 ст. 126 НК РФ).

РСВ

Сведения об уволенном работнике подлежат включению в расчет по страховым взносам, утв. приказом ФНС от 29.09.2022 №ЕД-7-11/878@, представляемый в налоговую инспекцию. Если в истекшем квартале, в котором с работником был расторгнут трудовой или гражданско-правовой договор, в его пользу производились какие-либо выплаты, облагаемые страховыми взносами, то такого работника нужно указать в разделе 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах». Раздел заполняется с начала квартала по дату увольнения.

Срок представления РСВ в отношении уволенного работника – не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом прекращения трудовых или гражданско-правовых отношений (п.7 ст.431 НК РФ). При этом если РСВ представляется после 6 мая, то данную отчетность требуется сдавать по новой форме, утв. приказом ФНС от 04.02.2026 №ЕД-1-11/67@. Непредставление РСВ в отношении уволенного работника влечет наложение штрафа в размере 5% от неуплаченной суммы взносов, подлежащей уплате по несданному расчету за каждый полный или неполный месяц просрочки (п. 1 ст. 119 НК РФ).

В материале использованы фото: Foxy burrow / Shutterstock / Fotodom.