Удаленка в 2025 году: как компаниям безопасно сотрудничать с дистанционными работниками

Прием на работу дистанционных сотрудников

Как заключить договор с дистанционным сотрудником? Должен ли он присылать бумажные заявления?

Под дистанционными работниками закон от 08.12.2020 №407-ФЗ понимает работников, заключивших трудовой договор или дополнительное соглашение к нему, предусматривающие выполнение работ в удаленном режиме.

Договор о дистанционной работе работник и работодатель могут заключить путем обмена электронными документами. Если удаленный работник хочет получить на руки экземпляр трудового договора на бумажном носителе, он должен направить работодателю соответствующее заявление. В этом случае работодатель не позднее 3 рабочих дней со дня получения заявления обязан направить дистанционному работнику экземпляр договора на бумажном носителе (ч.2 ст.312.2 ТК РФ). Конкретный порядок взаимодействия работодателя и работника должен быть установлен в трудовом договоре либо в локальном акте работодателя.

Нужно ли заводить трудовую книжку дистанционному работнику?

По закону работодатели обязаны вести трудовые книжки своих работников. При этом работодатели могут не вносить в трудовую книжку запись о дистанционной работе (ст.312.2 ТК РФ). Если дистанционный работник предоставил трудовую книжку и выразил желания о внесении в нее записи о дистанционной работе, такая запись должна быть сделана. Если у дистанционного работника отсутствует трудовая книжка в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине, работодатель обязан по письменному заявлению этого лица оформить новую трудовую книжку (ст.65 ТК РФ).

Может ли российская компания заключить трудовой договор о дистанционной работе в соответствии со ст.312.2 ТК РФ с иностранным гражданином для осуществления трудовой деятельности за пределами России?

Трудовые отношения, возникающие на территории иностранных государств, не регулируются Трудовым кодексом РФ. То есть нормы ст.312.2 ТК РФ, устанавливающие особенности регулирования труда дистанционных работников, на дистанционных сотрудников, работающих за пределами России, не распространяются. Порядок вступления в трудовые отношения и осуществления постоянной трудовой деятельности за пределами РФ регулируется законодательством того государства, в котором работник намеревается данную деятельность осуществлять (письмо Минтруда от 15.02.2022 №14-4/10/В-1848).

Может ли за дистанционного работника подписать трудовой договор его жена?

В соответствии со статьей 16 ТК РФ трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора. ТК РФ не предусмотрена возможность подписания трудового договора иным лицом вместо работника. Но в трудовых отношениях с дистанционными работниками допускается заключение трудового договора путем обмена электронными документами, согласно ст.312.2 ТК РФ (письмо Минтруда от 04.03.2022 №14-6/ООГ-1352). Таким образом, дистанционный сотрудник может заключить трудовой договор с работодателем путем обмена электронными документами, не прибегая к помощи третьих лиц (жены).

Какое место нужно указывать как место работы в трудовом договоре с дистанционным работником?

На дистанционных работников в период выполнения ими трудовой функции дистанционно распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных главой 49.1 ТК РФ. Согласно статье 57 ТК РФ, трудовой договор о дистанционной работе должен включать обязательные условия, а также условия, устанавливаемые в соответствии с главой 49.1 ТК РФ.

Исходя из особенностей регулирования труда дистанционных работников, местом работы дистанционного работника является место его нахождения (место исполнения трудовых обязанностей). С учетом позиции Верховного Суда РФ в трудовом договоре с дистанционным работником достаточно конкретизировать место работы до населенного пункта (письмо Роструда от 09.04.2024 №ПГ/05642-6-1). Если работник переедет в другой населенный пункт, то нужно внести соответствующие изменения в трудовой договор.

Порядок взаимодействия с дистанционными работниками

Каким документом работодатель должен закрепить порядок взаимодействия с дистанционными работниками?

Особенности взаимодействия дистанционного работника и работодателя установлены ст.312.3 ТК РФ. В частности, установлен порядок осуществления обмена электронными документами, а также основные требования к порядку такого обмена. Согласно ч.9 ст.312.3 ТК РФ, порядок взаимодействия работодателя с удаленным работником устанавливается коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору. Таким образом, работодатель должен закрепить порядок взаимодействия с работниками при дистанционной (удаленной) работе одним из указанных документов (письмо Минтруда от 03.06.2024 №14-6/ООГ-3397).

Может ли организация взаимодействовать с удаленными работниками без использования бумажных документов?

Организация вправе принять решение о взаимодействии с дистанционными работниками посредством кадрового электронного документооборота в соответствии с положениями статей 22.1–22.3 ТК РФ. Для эффективного обмена кадровыми документами между удаленными сотрудниками и работодателем фирма «1С» разработала сервис 1С:Кабинет сотрудника. 

Обязан ли дистанционный сотрудник выходить на работу в офис по вызову работодателя?

Трудовым договором или дополнительным соглашением к нему может предусматриваться выполнение работником трудовой функции дистанционно как на постоянной основе (в течение срока действия трудового договора), так и временно (в течение определенного срока, не превышающего шести месяцев, либо периодически при условии чередования периодов выполнения трудовой функции дистанционно и на стационарном рабочем месте).

Статья 312.4 ТК РФ допускает, что коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором либо допсоглашением к нему могут быть определены условия и порядок вызова работодателем дистанционного работника, выполняющего дистанционную работу временно, для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте. Таким образом, ТК РФ допускает возможность вызова дистанционного работника на стационарное рабочее место при выполнении дистанционной работы временно (письмо Минтруда от 25.04.2024 №14-6/ООГ-2604).

Как дистанционного работника отозвать из отпуска в связи с производственной необходимостью?

Порядок предоставления дистанционному работнику ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков определяется коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза, трудовым договором и иными актами (ст.312.4 ТК РФ).

Порядок отзыва дистанционного работника из ежегодного оплачиваемого отпуска также может быть установлен коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза, трудовым договором (письмо Минтруда от 07.06.2023 №14-6/ООГ-3949).

По общему правилу работодатель с письменного согласия работника может отозвать его из отпуска в связи с производственной необходимостью (ст.125 ТК РФ). При этом нельзя отзывать сотрудника из учебного отпуска, отпуска по уходу за ребенком, из отпуска без сохранения зарплаты. Также запрещено отзывать из отпуска беременных женщин, работников младше 18 лет и сотрудников, работающих во вредных и опасных условиях (ч.3 ст.125).

Компенсация расходов дистанционных сотрудников

Когда компания должна компенсировать расходы удаленных работников?

По общему правилу работодатель должен обеспечивать работников (в том числе и дистанционных) всем необходимым для выполнения работы оборудованием, средствами связи, программным обеспечением и средствами защиты информации. 

С согласия работодателя работник может использовать свое собственное оборудование, ПО и средства связи. В таких случаях работодатель должен выплачивать дистанционному работнику денежную компенсацию за приобретенное оборудование и ПО, а также возмещать расходы, связанные с использованием такого оборудования (ст.312.6 ТК РФ). В частности, оплачивать подтвержденные сотрудником расходы на интернет и мобильную связь. Конкретный порядок, сроки и размеры компенсации и возмещения должны быть оговорены в коллективном договоре, в дополнительном соглашении к трудовому договору или другом локальном нормативном акте работодателя.

Если работодатель направляет дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность, то он должен возместить ему связанные с поездкой и выполнением работы расходы. В частности, возмещению подлежат расходы по проезду и найму жилого помещения, суточные и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. (ст.166 ТК РФ).

По каким документам организация должна компенсировать расходы дистанционного работника?

Трудовое и налоговое законодательство РФ предусматривает денежные компенсации затрат работников на выполнение трудовых обязанностей. Компенсация может включать выплаты за использование личного или арендованного сотрудником оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации, а также возмещение сопутствующих расходов.   Компания должна утвердить локальным нормативным актом порядок и сроки выплаты компенсаций, методику расчета сумм расходов дистанционных сотрудников и их перечень с указанием подтверждающих документов.

Чтобы компания могла принять данные компенсации за использование личного имущества сотрудника к налоговому учету, работник должен предоставить копии подтверждающих документов (например, счетов на оплату электроэнергии, услуг связи, интернета; договоров на аренду и др.). При этом документы должны соответствовать законодательству и строго определять размер и целевую направленность расходов.

Перевод на удаленку

Может ли организация перевести на удаленку сотрудников без их согласия?

Законом предусмотрен ряд случаев, когда работодатель вправе перевести сотрудников на удаленный режим работы по собственной инициативе и без их согласия. Временный перевод на дистанционную работу по инициативе работодателя регламентируется статьей 312.9 ТК РФ. Согласие работников на перевод на дистанционный режим работы не требуется в случаях:

• принятия органом государственной власти или местного самоуправления решения о переводе работников организаций и ИП на дистанционную работу;
• катастрофы природного или техногенного характера;
• производственной аварии или несчастного случая на производстве;
• пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии, в любых других исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения.

В остальных случаях для перевода на дистанционную работу требуется согласие работника.

Увольнение дистанционных работников

Можно ли уволить дистанционного работника, если он неделю не отвечает на телефонные звонки и не присылает выполненные работы?

К дистанционным работникам применяются все основания для расторжения трудового договора, предусмотренные ТК РФ. Кроме того, закон предусматривает дополнительное основание (ст.312.8 ТК РФ), по которому работодатель может прекратить трудовые отношения с дистанционным работником: невыход на связь с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя. По этому основанию можно уволить дистанционного работника, если более длительный срок для взаимодействия с работодателем не установлен порядком взаимодействия работодателя и работника, предусмотренным ч.9 ст.312.3 ТК РФ.

Дистанционный работник решил переехать в другой город. Может ли компания уволить его из-за переезда?

Трудовой договор с работником, выполняющим дистанционную работу на постоянной основе, может быть прекращен в случае изменения работником местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях (ст.312.8 ТК РФ).

Обязан ли работодатель при сокращении дистанционного работника предлагать ему вакансии в офисе?

Статья 81 ТК РФ допускает сокращение работника, если невозможно его перевести на другую имеющуюся у работодателя работу, которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все подходящие вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан в случае, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

Соответственно, работодатель при сокращении дистанционного работника, исполняющего трудовые функции в другом городе, не обязан предлагать ему имеющиеся вакансии в офисе, если такая обязанность не предусмотрена коллективным договором и иными локально-нормативными актами.

Командировки дистанционных сотрудников

Считается ли командировкой поездка дистанционного работника в другой город по рабочему вопросу?

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст.166 ТК РФ). Местом работы дистанционного работника является место его нахождения (место исполнения трудовых обязанностей). По общему правилу достаточно конкретизировать место работы до населенного пункта. 

По смыслу статьи 57 ТК РФ под местом работы, которое обязательно должно быть указано в трудовом договоре, следует понимать именно населенный пункт, а все более детальные уточнения адреса работодателя являются условием трудового договора о рабочем месте, а не о месте работы. Соответственно, направление дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другой населенный пункт является командировкой.

Можно ли дистанционному работнику установить разъездной характер работы?

Если трудовая функция дистанционного работника связана со служебными поездками в пределах одного или нескольких населенных пунктов, при этом работник имеет возможность возвращаться ежедневно домой, то установление ему разъездного характера работы не противоречит ТК РФ. Трудовое законодательство не содержит четкого указания на то, какая именно работа признается разъездной. Также в законодательстве нет запрета на включение условия о разъездном характере работы в трудовой договор дистанционного работника. Факторы, влияющие на определение указанного характера работы, организация вправе определять самостоятельно в каждом конкретном случае.

Охрана труда дистанционных работников

Нужно ли проводить инструктаж по охране труда для дистанционного работника?

В области охраны труда в отношении дистанционных работников работодатель обязан:

• осуществлять расследование и учет несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
• выполнять предписания должностных лиц Роструда и других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор) в установленной сфере деятельности, и рассматривать представления органов общественного контроля в установленные ТК РФ, иными федеральными законами сроки;
• обеспечить обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Иные обязанности в области охраны труда, в том числе проведение инструктажей по охране труда, в отношении дистанционных работников выполнять не требуется.

Дистанционный сотрудник организации, выполняя работу по месту проживания, сломал ногу. Считается ли такая травма производственной?

Несчастный случай на производстве – это событие, в результате которого работник получил повреждение здоровья при исполнении им обязанностей по трудовому договору и в иных случаях как на территории работодателя, так и за ее пределами либо во время следования к месту работы или возвращения с места работы на транспорте, предоставленном работодателем. При этом данное событие повлекло временную или стойкую утрату им профессиональной трудоспособности либо его смерть.

Статья 212 ТК РФ обязывает работодателя обеспечить расследование и учет несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Но при этом ТК РФ не устанавливает какой-то особый порядок признания получения травмы несчастным случаем на производстве для удаленных работников. Соответственно, в отношении дистанционных работников действуют общие правила по признанию полученной ими травмы производственной (письмо Роструда от 21.02.2022 №ПГ/03162-6-1).

Должен ли работодатель направлять на медосмотр дистанционных работников?

По общим правилам, в отношении дистанционных работников работодатель обязан осуществлять только те обязанности по охране труда, которые предусмотрены абз.18, 21 и 22 ч.3 ст.214 ТК РФ. Обязанность работодателя проводить медицинские осмотры установлена абз.14 ч.2 ст.214 ТК РФ. Другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда дистанционных работников (в частности, проведение медосмотров или психиатрического освидетельствования) законодательством не установлены.

Льготы для дистанционных работников

В компании удаленно работает сотрудник, проживающий в местности, приравненной к районам Крайнего Севера. Должен ли он подтверждать пропиской место проживания для северной надбавки?

Согласно статье 315 ТК РФ, оплата труда в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях осуществляется с применением районных коэффициентов и процентных надбавок к зарплате. Для применения этих льгот имеет значение не место нахождения организации, а непосредственное место выполнения трудовой функции работника, которое определяется в трудовом договоре (письма Минфина от 13.11.2010 №03-03-07/39, от 13.11.2010 №03-03-06/1/716).

Соответственно, работодатель должен начислять работнику районный коэффициент и процентную надбавку к заработной плате, если он фактически трудится в местности с особыми климатическими условиями (районах Крайнего Севера и приравненных к ним районах, южных районах Дальнего Востока, местностях, где установлены соответствующие районные коэффициенты). Таким образом, в трудовом договоре дистанционного работника необходимо указывать то место работы, где он фактически осуществляет трудовую деятельность. Этого достаточно для предоставления ему гарантий и компенсаций, установленных для работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

НДФЛ дистанционных работников

Должна ли организация платить НДФЛ с доходов дистанционных работников, работающих за границей?

С 1 января 2024 года доходы в пользу дистанционных сотрудников, работающих за границей, считаются доходами от источников в РФ, и работодатель обязан исчислять и уплачивать НДФЛ за дистанционных сотрудников. Исчислять и уплачивать НДФЛ с доходов от трудовой деятельности за таких сотрудников должны как российские организации, так и обособленные подразделения иностранной организации, зарегистрированной на территории РФ (пп.6.2 п.1 ст.208 НК РФ). При этом НДФЛ уплачивается только за сотрудников, работающих за границей по трудовым договорам.

С 1 января 2025 года работодатели должны исчислять и уплачивать НДФЛ с доходов дистанционных сотрудников, работающих по договорам ГПХ, предметом которых является оказание услуг и выполнение работ по интернету с использованием доменных имен и сетевых адресов, находящихся в российской национальной доменной зоне, или оборудования, находящегося в России (пп.6.3 п.1 ст.208 НК РФ). Если организация в РФ заключит договор ГПХ об оказании услуг через интернет с дистанционным сотрудником, проживающим за границей, с 2025 года ей необходимо уплачивать НДФЛ вне зависимости от наличия или отсутствия у дистанционного сотрудника статуса налогового резидента РФ. 

Организация выплачивает работнику компенсацию за использование принадлежащего ему компьютера. Нужно ли исчислять и уплачивать НДФЛ с данных выплат?

Дистанционный работник вправе с согласия работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства (ст.312.6 ТК РФ). При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование оборудования и возмещает расходы, связанные с его использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Перечень доходов, освобождаемых от обложения НДФЛ, содержится в статье 217 НК РФ. Согласно этой статье, компенсационные выплаты дистанционным работникам не подлежат обложению НДФЛ в размерах, определяемых коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором о дистанционной работе, дополнительным соглашением к трудовому договору, но не более 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно, либо в сумме фактически произведенных и документально подтвержденных расходов дистанционного работника.

Новые идеи удаленки - 2025

Перевод на удаленку в период сезонной аллергии

Парламентарии предлагают закрепить в ТК РФ положение, согласно которому работодатель обязан временно перевести работника на дистанционную (удаленную) работу в период сезонной аллергии в соответствии с медицинским заключением. Кроме того, поправки предлагают установить, что работникам, имеющим сезонную аллергию, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. 

Перевод на удаленку беременных и женщин с детьми до 3 лет

В Госдуму поступили поправки в ТК РФ, которые расширяют гарантии беременным женщинам и лицам с семейными обязанностями. Законопроект предлагает обязать работодателей устанавливать дистанционную форму работы беременным женщинам и женщинам, имеющим ребенка в возрасте до 3 лет (по их заявлению) при условии, что специфика работы позволяет выполнять трудовую функцию дистанционно.

В материале использованы фото: Olezzo / Kinga / Shutterstock / Fotodom.